15 consideraciones para el eDiscovery en medio del COVID-19

El Client Operations Manager de la compañía Agile Document Review Series, Gilberto Domínguez Escalera, detalló a Microjuris.com algunas medidas de seguridad que no deben pasar por alto las compañías que trabajan el eDiscovery durante la pandemia por COVID-19.

Incluso, las medidas que expuso Domínguez Escalera podrían ser consideradas por las compañías que tengan personas empleadas o contratistas trabajando información privilegiada durante la pandemia o en el contexto del trabajo remoto.

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“Lo más importante es cuidar el privilegio de los clientes y —si ocurre algún breach o algún incidente que resulte en un acceso no autorizado de los datos— reportar adecuadamente y según los cánones éticos”, explicó el también abogado.

En el balance para proteger los datos y el privilegio, Domínguez Escalera destacó una serie de medidas para atender la necesidad de avanzar el eDiscovery y asegurar la privacidad y la ética profesional.

LAS MEDIDAS

Algunas de las medidas que destacó el abogado fueron:

  1. Hacer transferencias de información utilizando encriptación.
  2. Sostener el alojamiento de los datos con un tercero que tenga los credenciales.
  3. Disponer de las datos al terminar un caso final y firme.
  4. Lograr el consentimiento informado del cliente para manejar el eDiscovery a partir del trabajo remoto y bajo los nuevos protocolos (aunque pueda parecer un gran reto, según contó Domínguez Escalera).
  5. Proveerle garantías al bufete o empresa (para la que se trabaja el eDiscovery) de que se protegerá el privilegio de sus clientes a toda costa.
  6. Monitorear la productividad, consistencia de producción y el rendimiento de las abogadas y abogados que trabajan el eDiscovery.
  7. Proveerle el equipo a los abogados y a las abogadas que trabajan el eDiscovery.
  8. Restringir el acceso a las plataformas para que solo estén disponibles las necesarias para la revisión.
  9. Restringir las descargas.
  10. Restringir el uso del equipo a una geolocalización.
  11. Desarrollar un plan para monitorear la consistencia y desempeño individual y grupal.
  12. Permitir las reuniones solo si se puede mantener el privilegio.
  13. Acomodar las pantallas de forma en que nadie más en el espacio las pueda ver.
  14. Evitar notas escritas a mano y —si se dan— devolver las notas a la oficina y procesarlas en una trituradora.
  15. Desarrollar un protocolo para el uso de las plataformas de comunicación fuera del correo electrónico.

CONSULTAS ÉTICAS

Para Domínguez Escalera, hay dos opiniones del Comité Permanente de Ética y Responsabilidad Profesional de la American Bar Association (ABA) que deben regir la práctica del eDiscovery durante la pandemia.

Se trata de la Opinión Formal 477R de la ABA, para asegurar la comunicación sobre información protegida del cliente, y la Opinión Formal 483 de la ABA, sobre las obligaciones de los abogados y las abogadas durante una violación de datos electrónicos o un ciberataque.

“Será importante tener estas dos opiniones a la mano cuando surjan las dudas”, sostuvo el abogado.

Domínguez Escalera también señaló que la legislación federal sobre el manejo de datos es bastante específica y no hay un enfoque holístico sobre la privacidad.

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