Mediante la Ley Núm. 282 del 21 de agosto de 1999, según enmendada, conocida como Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario, se facultó a los notarios a atender y disponer sobre algunos asuntos que antes de su aprobación eran de la exclusiva competencia de los tribunales. El 16 de septiembre de 2011, el Tribunal Supremo de Puerto Rico aprobó de forma unánime, las reglas para la Implantación de la Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario, las cuales se incorporaron al Reglamento Notarial de Puerto Rico como un Capítulo IX. A tenor con la Resolución del Tribunal Supremo, desde el 1 de febrero de 2012, los notarios podían comenzar a ejercer las competencias que le concede la Ley. Según el pasado Juez Presidente del Tribunal Supremo, Federico Hernández Denton, “[l]a puesta en vigor de esta Ley ofrecer[ía] mayor acceso a la justicia, agilidad, economía procesal a los tribunales y economías en costos para la ciudadanía”.
En virtud de la Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario, la competencia notarial sobre estos asuntos será ejercida concurrentemente con la de los tribunales. Es decir, los ciudadanos podrán escoger entre recurrir al tribunal o a un notario para que atiendan los siguientes asuntos no contenciosos:
- Declaratoria de Herederos: En una Declaratoria de Herederos se “declara” quiénes son los herederos de una persona que muere sin dejar testamento válido, disponer de todos los bienes o establecer la institución de herederos.
- Expedición de Cartas Testamentarias a un Albacea: Se expiden cuando una persona acepta formalmente, bajo juramento, el nombramiento de albacea hecho a su favor en un testamento.
- Adveración y Protocolización de Testamento Ológrafo: Es el procedimiento para determinar la autenticidad de un testamento escrito y firmado a puño y letra del causante, que cumple con todos los requisitos para su validez.
- Declaración de Ausencia Simple para Contraer Nuevo Matrimonio: Este procedimiento se puede realizar cuando el cónyuge de una persona que haya estado ausente sin que se tenga noticias de su paradero por un período de diez (10) años o más desea contraer nuevo matrimonio.
- Procedimientos para perpetuar hechos que no estén en controversia, conocidos como Ad Perpetuam Rei Memoriam: Procede cuanto se interese perpetuar la memoria de un hecho para evitar el riesgo de que la prueba al efecto pueda perderse por la ausencia o muerte de testigos, por la pérdida o destrucción de documentos o por cualquier otra razón.
- Corrección de Actas que Obren en el Registro Demográfico: Se realiza cuando una persona desea corregir errores simples, que se puedan constatar fácilmente, en un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción, archivado en el Registro Demográfico.
- Cambios de Nombres y Apellidos: Se lleva a cabo cuando una persona desea cambiar su nombre o sus apellidos según constan inscritos en el Registro Demográfico.
Solo los abogados que sean notarios activos, y que tengan al día su fianza notarial, pueden tramitar los asuntos no contenciosos. Por su parte, la persona que le solicita al notario la tramitación del asunto no contencioso deberá acreditar tener interés legítimo en el asunto. A esta persona se le conoce como el Requirente. Ejemplos de personas con interés legítimo en un asunto no contencioso son: el heredero de un causante, en el caso de una declaratoria de herederos; o el albacea, en el caso de la expedición de cartas testamentarias.
Antes de comenzar los trámites, el notario debe asegurarse de que no existe controversia u oposición, ni otro trámite judicial o en la oficina de un notario, en cuanto al asunto para el cual se le está requiriendo su intervención. El notario y el o los requirentes firmarán un contrato detallado de servicios profesionales notariales. Dentro del término de 3 días laborables a partir de la firma del contrato de servicios profesionales notariales, el notario notificará a la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) la Notificación de Intervención Inicial. La primera notificación de intervención excluye otras notificaciones posteriores de otros notarios o radicaciones posteriores en el tribunal sobre el mismo asunto.
La Ley de Asuntos no Contenciosos Ante Notario y el Reglamento aprobado por el Departamento de Justicia requieren que se notifique por escrito al Ministerio Publico para su intervención en los siguientes asuntos:
- Cuando entre los interesados se encuentren menores o incapacitados judicialmente (Se notificará también el Procurador de Asuntos de Familia del Distrito);
- Cambio de nombre o apellido; Asuntos Ad Perpetuam Rei Memoriam; Declaración de ausencia simple para contraer nuevo matrimonio (Se notificará también el Procurador de Asuntos de Familia del Distrito);
- Corrección de actas que obren en el Registro Demográfico;
- Adveración y protocolización de testamento ológrafo cuando las personas interesadas no residen en el distrito judicial o se ignora su existencia o que, siendo menores o incapacitados judicialmente, carecen de representación legítima (Se notificará también el Procurador de Asuntos de Familia del Distrito).
El Ministerio Público evaluará la documentación y determinará si cumple con los requisitos establecidos por ley. De acuerdo a la Ley, el Ministerio Público deberá expresar su posición fundamentada por escrito en un término de 30 días desde la notificación. Transcurridos los 30 días de la notificación al Ministerio Público sin que haya expresado su oposición por escrito, el notario continuará con su intervención en el asunto, haciéndolo constar en el acta notarial, e incluyendo evidencia fehaciente de su notificación. El notario podrá optar por comparecer a las oficinas del Ministerio Público y requerir personalmente su parecer sobre el asunto bajo su consideración, en cuyo caso así lo hará constar en el acta notarial con la respuesta del representante del Ministerio Público.
Existen algunas causas por las cuales el notario debe cesar su intervención notarial. Estas son:
- El notario concluye que no procede hacer la declaración de hechos y de derecho solicitada por el requirente, le devolverá todos los documentos que obran en el expediente preparado según dispone la Ley;
- No recibió en un plazo razonable acordado con el requirente, toda la información o documentación necesaria para hacer una declaración de hechos y de derecho;
- Surgiere oposición fundamentada del Ministerio Público, en aquellos casos en que esta Ley requiera su intervención;
- Surgiere controversia u oposición en un procedimiento de jurisdicción voluntaria, entre quienes demuestren tener interés legítimo;
- Se solicitare el cese voluntario del trámite por el requirente o a iniciativa del notario;
- o Tuviere conocimiento de que el asunto se está tramitando en el tribunal. El cese de la intervención notarial se hará constar en un acta notarial llamada Acta de Cese, la cual se notificará al Registro General de Competencias Notariales en el formulario establecido, dentro de tres días laborables a partir de la fecha de su autorización. El notario tendrá derecho a cobrar los honorarios devengados por el trabajo realizado hasta el momento del cese.
El notario preparará un expediente con todos los documentos e información requeridos, incluyendo las declaraciones juradas, los documentos examinados, las notificaciones a las partes interesadas y contendrá un índice. De no existir causa para el cese de la intervención notarial, y una vez llevadas a cabo todas las diligencias necesarias para culminar el asunto no contencioso ante su consideración, el notario lo hará constar en un acta notarial, la cual se titula Acta de Notoriedad. En el Acta de Notoriedad constarán: el nombre y apellidos del requirente; las diligencias efectuadas; las declaraciones recibidas y los documentos examinados; y la declaración de los hechos y del derecho correspondiente. El acta llevará la firma del requirente que asevere, bajo juramento, la certeza y veracidad de sus declaraciones. Los documentos que forman parte del expediente y en los cuales el notario funde su declaración sobre el asunto ante su consideración, se unirán al acta de notoriedad. El Acta de Notoriedad tendrá los mismos efectos jurídicos que una Resolución del Tribunal. Aunque el resultado de la actuación notarial en los asuntos no contenciosos no tiene efecto de cosa juzgada, goza de una presunción de corrección, por lo que quien la impugne tendrá el peso de la prueba. Dentro del término de 72 horas desde la autorización del Acta de Notoriedad, el notario notificará al Registro General de Competencias Notariales mediante el formulario correspondiente.
La Ley de Asuntos no Contenciosos ante Notario provee la oportunidad de completar desde la oficina del notario varios asuntos para los cuales antes era necesario recurrir a los tribunales. Aprovechar los beneficios de esta Ley, no sólo contribuye al alivio de los tribunales en su carga de trabajo, sino que le facilita el acceso a procesos que le son de mucha importancia para atender situaciones de su vida diaria.
*Por la Lcda. Yasmin Colón Colón, C.P.A., M.B.A., J.D. La autora es socia del Bufete Emmanuelli, C.S.P., ubicado en Ponce, Puerto Rico: (787)-848-0666