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ODIN publica guías para solicitud y reproducción de índices notariales e informes anuales

ODIN

La Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) publicó hoy una revisión de las guías para solicitud y reproducción de índices notariales e informes anuales.

A continuación les facilitamos la información:

La Regla 13(a) del Reglamento del Tribunal Supremo de Puerto Rico, 3 L.P.R.A. Ap. XXI- B; el Art. 12 de la Ley Notarial de Puerto Rico (“Ley Notarial”), Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada, 3 L.P.R.A. sec. 2023; y las Reglas 12(B)(1) y 12(B)(2) del Reglamento Notarial de Puerto Rico (“Reglamento Notarial”), 4 L.P.R.A. Ap. XXIV, detallan la obligación de los notarios de rendir un índice mensual y la información que debe contener el mismo referente a los instrumentos públicos matrices y en cuanto a los testimonios. Otra información vital requerida en los índices mensuales se refiere a los datos del notario.

De estas disposiciones estatutarias y reglamentarias se aprecia que el índice mensual es un resumen de los instrumentos públicos autorizados por el notario durante un mes específico y que forman parte de su protocolo, así como de los testimonios legitimados por éste en el mismo término de tiempo. Estos índices contienen información abreviada de las partes y de los comparecientes, del negocio jurídico, de la cuantía y de los testigos, si alguno.

Vemos, entonces, que el contenido de estos índices mensuales abarca fines mayores que los de una recopilación estadística de una obra notarial particular. Éstos contienen información abreviada de los protocolos de los notarios. El protocolo es la colección ordenada de escrituras matrices y actas autorizadas durante un año natural por el notario, así como de los documentos que se le incorporen. El protocolo es propiedad del Estado y será secreto, por lo que solo podrá ser examinado conforme dispone la Ley Notarial o por mandato judicial, según los términos de éste. Arts. 47 y 48 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. secs. 2071 y 2072.

La calificación del protocolo como secreto impone establecer quiénes tienen derecho al acceso de éste. Al momento nos concentramos en el Art. 43 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2065, que dispone que tienen derecho a obtener copias de los documentos incorporados al protocolo los otorgantes, sus representantes y causahabientes, todas las personas, o sus representantes si así lo acreditan, a cuyo favor resulte algún derecho del instrumento público, y quienes acrediten, a juicio del notario o Archivero Notarial, que tengan un interés legítimo en el documento, excepto en el caso de los testamentos antes de la muerte del testador. Véase, además, Regla 47 del Reglamento Notarial.

Aunque la Ley Notarial no define el concepto “interés legítimo”, la Regla 47 del Reglamento Notarial, especifica que tiene derecho a obtener copia de un documento “[c]ualquier persona que, a juicio del notario, acredite tener interés legítimo en el documento para el ejercicio de un derecho, facultad o acción, o para acreditar la celebración del acto contenido en el instrumento”. Nuevamente, la determinación, caso a caso, referente a quién tiene interés legítimo recae sobre el notario, de conformidad con los parámetros antes esbozados.

El propósito de la Ley Notarial al regular el acceso a los instrumentos públicos es, precisamente, salvaguardar la confidencialidad de esos documentos públicos porque los protocolos son secretos. A pesar de que la Ley Notarial no le confirió a los índices notariales la misma calificación que a los protocolos, el contenido de éstos proviene de los instrumentos públicos autorizados por el notario. Como se indicó, este índice mensual, similar al índice de cada protocolo*, contiene información básica sobre los comparecientes, el negocio jurídico, la cuantía y los testigos. Regla 12 del Reglamento Notarial. El objetivo de estos índices es facilitar al Tribunal Supremo, a través de la ODIN, la función de control y supervisión de la práctica notarial.

Los instrumentos públicos que son parte del protocolo de un notario contienen negocios jurídicos en los que los comparecientes o las partes pueden ser privadas y acuden a este funcionario sin renunciar a su derecho a la confidencialidad que cobija al protocolo. Claro está, los comparecientes renuncian tácitamente a esa protección cuando el propósito del otorgamiento y posterior requerimiento de la copia certificada sea la publicidad. Aun así, al expedir la copia certificada se requiere del notario el ejercicio de su obligación de evaluar si el requirente tiene derecho a ésta o si tiene interés legítimo.

En consideración de que los índices mensuales contienen información parcial de los instrumentos públicos que forman el protocolo del notario, protegido por la confidencialidad legal de estos documentos, las personas con interés de obtener copia de los índices notariales deben acreditar a la ODIN un interés legítimo en algún instrumento público incluido en los índices solicitados. Con este requerimiento, no se niega el acceso a los documentos públicos, sino que se incorpora el mismo criterio legal para expedir copias certificadas de los instrumentos públicos que forman parte del protocolo. El fin último es proteger la información de naturaleza privada (de los comparecientes o partes, de los testigos o del negocio jurídico efectuado).

Cualquier parte que demuestre tener un interés legitimo para solicitar copia íntegra o un extracto de un índice de actividad notarial mensual, deberá llenar el Formulario establecido por la ODIN para esos fines y cancelar los aranceles correspondientes para su reproducción.

(REVISADO EN AGOSTO 2014)

*1 Art. 52 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2076.

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