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¿Qué debe hacer un notario si desea irse del país o mudar su oficina?

¿Qué debe hacer un Notario si desea irse del país o mudar su oficina?La notaría en Puerto Rico es una profesión rigurosamente reglamentada por ser los notarios los guardianes de la fe pública. A pesar de que los abogados notarios trabajan de forma independiente, estos se consideran funcionarios públicos pues son supervisados por el Tribunal Supremo de Puerto Rico (TSPR) a través de la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN).

La detallada regulación del puntilloso ministerio se evidencia en lo detallado de sus reglas y procedimientos, los que aseguran  que no se lacere la confianza en ese funcionario, que es «la espina dorsal de todo esquema de autenticidad documental» según nuestro sistema. Uno de los aspectos más importantes de la profesión notarial es el cuidado particular que se debe practicar con todos los documentos y protocolos notariales. Por ello, a diferencia de otras profesiones, en la notaría los funcionarios tienen el deber de notificar a la ODIN su intención de cesar sus funciones o mudar los protocolos, si así desean hacerlo.

¿Qué cosas debe hacer un notario que desee mudarse de país o cesar funciones como notario?

Cese de funciones

  • La Ley Notarial de Puerto Rico establece que en caso de que un notario muera, se incapacite, acepte un cargo ejecutivo o judicial, deba retirarse forzosamente o desee cesar funciones, este debe notifican a ODIN y entregar sus protocolos y registros de testimonios a la misma oficina para que estos sean inspeccionados. Los protocolos y registros deben entregarse debidamente encuadernados y pueden ser devueltos para la corrección de errores.
  • La entrega de estos materiales debe realizarse a 30 días de que ocurra la muerte (entrega por parte de los familiares) o a 30 días de realizada la notificación. Una vez estos protocolos se inspeccionan, se colocan bajo custodia del archivero notarial, según el distrito correspondiente. Estas reglas deben cumplirse al pie de la letra. La importancia del cumplimiento con esta disposición se evidencia en la jurisprudencia sobre el tema. Particularmente, en In Re Santiago Rodríguez, 2003 TSPR 137 el TSPR censuró a una abogada que aceptó un cargo como juez municipal pero no renunció formalmente al a notaría. Según el TSPR, el nombramiento no le relevaba de su responsabilidad de completar el proceso de renuncia a esa función con la debida corrección de los errores que se señalen, para que entonces ODIN pueda rendir el informe de cesación y emitir una resolución aceptando la renuncia. A su vez, se ordena la cancelación de la fianza notarial.

Al mudar su oficina notarial

  • El artículo 7 de la Ley Notarial, establece la obligación de todo notario de notificar cualquier cambio de residencia o de oficina notarial al secretario del Tribunal Supremo “dentro de los cinco (5) días siguientes de ocurrido”.
  • A su vez, la Regla 11 del Reglamento Notarial, establece, en lo pertinente: «Todo notario, una vez admitido, notificará inmediatamente al Secretario del Tribunal Supremo de Puerto Rico y al Director de la Oficina de Inspección de Notarías el lugar de su residencia, su dirección postal profesional y la localización de la oficina donde conservará el Protocolo de instrumentos públicos y el Registro de Testimonios. Asimismo, notificará cualquier cambio de residencia, de dirección postal o de localización de su oficina dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha del cambio».
  • Si tuviere Protocolo, debe cumplir con lo establecido en los Artículos 53 y 58, que hablan en detalle sobre el Protocolo.
  • Es importante recalcar que todas estas obligaciones son adicionales a la obligación que tienen todos los abogados, incluyendo los notarios, de mantener informado al TSPR.
  • La omisión de un abogado o notario de mantener su dirección al día con el Tribunal es causa suficiente para suspenderlo indefinidamente del ejercicio de la abogacía, sin necesidad de trámites ulteriores. Ello es así, porque dicha omisión constituye un
    obstáculo para que el Tribunal ejerza adecuadamente la jurisdicción disciplinaria que ostenta por ley. Cualquier cambio de oficina notarial debe ser notificada inmediatamente a la Secretaría del TSPR y al Director de ODIN dentro de los cinco días siguientes a la fecha del cambio.

Traslado de protocolos de lugar

  • La Regla 11 del Reglamento Notarial indica que en caso de traslado de su oficina, si el notario tuviese protocolo, cumplirá con lo dispuesto en el artículo 53 de la Ley Notarial y la Regla 58 del Reglamento Notarial que establece que “el protocolo no podrá ser extraído de la oficina donde se custodie, a no ser por decreto judicial, o por autorización de la Oficina de Inspección de Notarías”
  • Por otro lado, la Regla 58 del Reglamento Notarial de Puerto Rico establece la obligación del Notario de obtener la autorización del Director de ODIN  “antes de trasladar físicamente los Protocolos de la oficina o lugar en que los tenga bajo su custodia”.
  • Únicamente en casos de emergencia, en que se “ponga en peligro la integridad del Protocolo y Registro de testimonios», el notario deberá trasladarlos a sitio seguro y protegido sin la autorización previa del Director de ODIN, y notificando inmediatamente a éste. (Regla 58 del Reglamento Notarial)

Como ha indicado el TSPR, estas disposiciones de la Ley y el Reglamento Notarial se fundamentan en “el principio de que los protocolos pertenecen al Estado y que el notario es simplemente su custodio”, por lo cual tiene el deber de guardarlos “celosa y responsablemente”.

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