Designación del notario sustituto: Procedimiento

En la época migratoria temporal o permanente provocada por el huracán María, la cesación de la notaría no es la única alternativa disponible para los abogados que vayan a viajar por tiempo determinado fuera de la isla. Estos pueden designar un notario sustituto que custodie su obra.

Según nuestro ordenamiento jurídico, se permite la ausencia temporal de un notario siempre que se garanticen la continuidad de los servicios, como es la expedición de las copias certificadas y la protección de la integridad de la obra notarial.  Esto responde al deber impuesto a los notarios y notarias por la fe pública notarial sobre la custodia de los Protocolos y de los Libros de Registro de Testimonio. Recordemos que según la Ley Notarial, este servidor público es responsable de la integridad de los protocolos.

El Artículo 9 de la Ley Notarial, dispone que un notario o notaria deberá nombrar a otro notario o notaria para que le sustituya cuando se ausente de su oficina por cualquier causa por un periodo máximo inicial de tres meses o menos.

Notificación a ODIN: Conjunta o individual complementaria

La Regla 18 del Reglamento Notarial, establece que el notario o notaria notificará por escrito al Director o Directora de la ODIN la designación de un notario sustituto o notaria sustituta en caso de ausencia o enfermedad. La notificación de ausencia y designación de un notario sustituto o notaria sustituta deberá estar firmada tanto por el notario o notaria que se sustituirá como por el que se designa para sustituirle, en aceptación del cargo. Esa notificación también incluirá la razón para la designación.

La designación de notario sustituto o notaria sustituta también puede hacerse en comunicaciones que se complementen. Esta comunicación conjunta podrá remitirse a la ODIN por entrega personal, correo regular, correo certificado, vía fax al (787) 766-4985 o correo electrónico a la dirección OficinaDirectorODIN@ramajudicial.pr.

Extensión por hasta nueve meses 

El periodo inicial máximo de tres meses podrá extenderse en casos excepcionales hasta un máximo de nueve meses adicionales a los tres meses iniciales si el notario o notaria presenta una solicitud al Director o Directora de la ODIN, en la cual exponga la justa causa que fundamente la referida petición.

En estos casos se les requiere a los notarios y las notarias que soliciten al Director o Directora de la ODIN la extensión del término de los tres meses en la designación de un notario sustituto o notaria sustituta con antelación suficiente para procesar la autorización oportunamente. El Director o Directora de la ODIN determinará, a su buen juicio, si existe justa causa para conceder la extensión solicitada por motivo de la ausencia del notario o notaria. Una vez evaluada la solicitud, remitirá al notario o notaria su contestación.

En la evaluación de la autorización de un notario sustituto o notaria sustituta por periodos que excedan tres meses, el Director o Directora de la ODIN sopesa las circunstancias que estimó el legislador como justificativas en contraposición a las obligaciones que le imponen a cada notario la Ley Notarial y el Reglamento Notarial.

Según las instrucciones general es a los notarios, la ausencia de un notario o notaria de su oficina bajo condiciones distintas a las consideradas en el Artículo 9 de la Ley Notarial (razones de salud del notario o notaria cuyos tratamientos y periodo de recuperación sean prolongados pero temporales, así como las ausencias inesperadas del notario o notaria para atender procesos de recuperación de salud de familiares en el extranjero o el destaque del notario o notaria en el ejército)

En el caso de otras razones, como por motivo de estudios, vacaciones o viajes de negocios del notario o notaria u otros por un período mayor de tres meses, la ODIN aconseja encaminar el proceso de cesación voluntaria del ejercicio de la notaría. Artículo 64 de la Ley Notarial, 4 LPRA sec. 2104. Véase In re Prieto Rivera, 180 DPR 692 (2011).

En los casos de ausencia por un periodo menor o igual a tres meses, la labor del notario sustituto o notaria sustituta comienza una vez que la designación se notifique a la ODIN. En todos los casos de sustitución, mientras esta perdure, el notario sustituto o notaria sustituta tendrá el deber de:

  1. Velar por la integridad y protección de la obra sin removerla de la sede notarial del notario o notaria ausente.
  2. Recibir las escrituras de adhesión, cuyo recibo hará constar mediante una nota al margen de la escritura principal o al final de esta, en la que identificará el número, la fecha y el nombre del notario o notaria autorizante de la escritura de adhesión.
  3. Será responsable de la custodia y conservación de los Protocolos y los Libros de Registro de Testimonios del notario sustituido o notaria sustituida
  4. El notario sustituto o notaria sustituta podrá expedir las copias certificadas de los instrumentos públicos o de asientos que formen parte de la obra notarial del ausente utilizando los criterios que establece la Ley Notarial para su expedición.

Los trámites que realice el notario sustituto o notaria sustituta en el ejercicio de la sustitución se suscribirán bajo su firma, signo, rúbrica y sello notarial.

El notario sustituto o notaria sustituta no presentará informes (los Índices de Actividad Notarial Mensual y los Informes Estadísticos Anuales de Actividad Notarial) sobre la obra notarial del notario o notaria ausente. Tampoco autorizará instrumentos públicos, actas o testimonios a nombre del notario o notaria ausente.

Será responsabilidad del notario o notaria que se ausenta rendir un índice por el período transcurrido durante el mes y hasta la fecha cuando comenzó la sustitución. Tanto el notario o notaria que se ausenta como el notario sustituto o notaria sustituta deberán tener al día sus respectivas fianzas notariales.

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