Qué hacer en caso de pérdida de obra notarial

El Artículo 48 de la Ley Notarial (4 L.P.R.A. sec. 2072) impone a los notarios el deber de conservar los protocolos que custodia y los responsabiliza de su integridad. Como custodio, el notario será responsable del deterioro o la pérdida de los protocolos por falta de diligencia, teniendo éste la obligación de reponerlos o restaurarlos a sus expensas. In re Carrasquillo Martínez, 173 D.P.R. 798 (2008); In re López Cordero, 164 D.P.R. 710 (2005).

Este artículo dispone, además, sobre la facultad discrecional del Tribunal Supremo para imponer al notario que incumpla aquellas sanciones que estime pertinentes, conforme al Artículo 62 de la Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2102). La Regla 58 del Reglamento Notarial (4 L.P.R.A. Ap. XXIV R. 58) hace extensivo dicho deber a la custodia y protección de los Registros de Testimonios.

Por su parte, el Artículo 55 de la Ley Notarial establece que en caso de inutilizarse o perderse en todo o en parte los protocolos de la obra notarial bajo su custodia, el notario deberá notificarlo al Juez Presidente del Tribunal Supremo, quien ordenará reconstruirlos. Como sabemos, el deber del notario consiste en procurar diligentemente reponer lo inutilizado, destruido o perdido.

¿Cuál es el procedimiento adecuado para reponer una obra notarial destruida?

La Regla 58A del Reglamento Notarial dispone el procedimiento que se debe seguir en caso de protocolos total o parcialmente destruidos, deteriorados o desaparecidos.

  1. El notario deberá notificar mediante carta dirigida al Juez Presidente del Tribunal Supremo, con copia a la ODIN, cuando se haya desaparecido o destruido total o parcialmente algún protocolo o Registro de Testimonios y levantará un acta notarial para informar la gravedad de los daños y las causas. El Juez Presidente ordenará, a través de la ODIN, la reconstrucción de la obra perdida o destruida.
  2. El notario tiene la obligación de realizar todas las gestiones a su haber para así hacerlo, lo que incluye citar a las partes para indagar si poseen copias certificadas, simples o cualquier otro documento relacionado con el instrumento público desaparecido o destruido. In re Rosenbaum, 2013 T.S.P.R. 85. De igual manera, deberá investigar en los Registros de la Propiedad, oficinas de otros notarios y en otros lugares pertinentes a la búsqueda.
  3. La reconstrucción se realizará con la guía de los informes de actividad notarial, así como de aquellos libros, expedientes y antecedentes que fueren necesarios. Entre otros documentos, el notario deberá solicitar, en los casos que aplique, certificaciones registrales y certificaciones de constancias del Registro General de Competencias Notariales (RGCN) para demostrar que cumplió con los requisitos de presentación e inscripción de los negocios jurídicos.
  4. Cuando los comparecientes al negocio jurídico original estén disponibles, el notario redactará un documento en sustitución del original destruido o perdido utilizando como guía la copia, la reproducción de escrituras digitalizadas o cualquier otro documento que haya localizado. Obtendrá las firmas e iniciales de los otorgantes y estampará su firma, signo, sello y rúbrica convirtiéndolo en original.
  5. De no estar disponibles los otorgantes, se utilizarán en sustitución del instrumento original las copias certificadas, copias simples o digitalizadas legalizadas por el Director de la ODIN.

¿Qué hacer si la reconstrucción no es posible?

  1. Cuando, a pesar de todas las gestiones, no es posible la reconstrucción, el notario someterá al Juez Presidente un acta notarial en la que detalle todas las gestiones realizadas conjuntamente con los documentos que las acrediten. En estos casos, el Juez Presidente autorizará al notario para que cumpla con lo establecido en el inciso 9 de la Regla 58A del Reglamento Notarial.
  2. El inciso 9 de la Regla 58A permite sustituir los instrumentos de numeración intermedia que falten en el protocolo, con una hoja en la que se haga constar que los números intermedios desaparecieron o se inutilizaron. En esta hoja se deberá incluir la información disponible en el índice mensual correspondiente que por lo general indica el número, la fecha, el negocio jurídico efectuado, el nombre de los otorgantes y de los testigos si los hubiera y la cuantía del negocio autorizado.
  3. El notario está obligado a cancelar en el documento que sustituyó al original los derechos arancelarios correspondientes, a sus expensas, si el protocolo destruido o desaparecido no había sido aprobado. Regla 58A del Reglamento Notarial, supra. El Tribunal Supremo determinará mediante resolución si exime al notario de cancelar los aranceles establecidos por Ley.

Luego de finalizada la reconstrucción por el notario, la ODIN elevará un Informe sobre Reconstrucción de Obra Notarial al Tribunal Supremo para que apruebe la reconstrucción y autorice la encuadernación. Una vez aprobada la reconstrucción, de no haber sido inspeccionada y aprobada, deberá ser inspeccionada conforme al proceso de inspección ordinario contemplado en la Regla 77 del Reglamento Notarial (4 L.P.R.A. Ap. XXIV R. 77).

Consideraciones sobre la reconstrucción

Según las instrucciones dadas a los notarios, estos deben considerar los avances tecnológicos existentes y su deseabilidad para almacenar documentos y así evitar la pérdida total de los mismos. Por eso, el notario debe considerar el riesgo de pérdida o deterioro de su obra notarial y la idoneidad de escanear y mantener un archivo digital de los instrumentos públicos y documentos complementarios que forman parte de su protocolo, el cual conservará el carácter de confidencialidad. Una vez autorizado el instrumento público, el notario podrá guardar una copia digital del mismo, lo cual facilitará la reconstrucción de la obra notarial, si fuese necesario.

¿Cómo ayuda la digitalización a la reconstrucción?

  1. La Regla 58A del Reglamento Notarial establece que el primer medio para la reconstrucción es la reproducción de los instrumentos extraviados o inutilizados y la obtención de las iniciales y las firmas de los otorgantes nuevamente. El mejor registro a disposición del notario es el uso de una copia certificada o digitalizada, la cual le permitirá reproducir el documento de forma fiel y exacta para luego cumplir con la obtención de las iniciales y firmas de los comparecientes. Como medida supletoria, de no ser posible la obtención de las firmas, esa Regla establece que se podrá utilizar una copia certificada “o la reproducción en papel de la escritura digitalizada debidamente legalizada” por el Director de la ODIN.
  2. Cuando el notario cuenta con copias digitales, fieles y exactas de los instrumentos perdidos o inutilizados en las que aparecen todas las firmas e iniciales, el sello notarial, los aranceles adheridos y cancelados, y los documentos de anejo correspondientes, y los otorgantes no estén disponibles para firmar, podrá utilizarlas en el proceso de reconstrucción de la obra.
  3. El notario deberá presentar al Director de la ODIN la copia impresa del documento digital para ser legalizada.
  4. Luego de examinar el documento, el Director certificará al dorso y consignará que la copia ha sido legalizada, expresando que se hace para efectos de protocolización en sustitución del original. Regla 58A del Reglamento Notarial, supra. Además, estas copias pueden constituir evidencia de que el instrumento fue debidamente autorizado, incluyendo la observancia del deber notarial de adherir y cancelar los aranceles correspondientes.
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