Oficina legal virtual: 10 pasos para llevar tu práctica a la nube para que trabajes remoto

Visita nuestro Observatorio COVID-19 en Puerto Rico

Por el Lcdo. Alexiomar Rodríguez-López

La realidad que enfrentamos nos lleva a repensar muchos aspectos de la práctica legal, entre los cuales se encuentra la necesidad de tener una oficina legal virtual. Aunque este tema conlleva hablar de mucho más que tecnología, a continuación, comparto contigo 10 programas que te ayudarán a elevar tu práctica a la nube y puedas trabajar remoto.

1. G-Suite by Google. No es de extrañarse que en la era digital es imprescindible tener una cuenta de correo electrónico. Más allá de eso, este programa te da acceso a espacio en la nube para guardar y organizar tus documentos (Drive), al igual que acceso a programas análogos a los de Microsoft, como, por ejemplo, Docs (Word), Sheets (Excel), Calendar (Outlook), Meet (Teams), entre otros. Si puedes hacer una inversión más o menos de $12.00 mensuales, te exhorto a que también tengas tu propio nombre de dominio (tu@tuoficina.com).

2. PayPal, ATH Móvil Business. Distintos estudios de la industria legal sugieren que la mayor parte de las prácticas privadas enfrentan problema de flujo de caja (“cashflow”). Una de las maneras que puedes aumentar tus recaudos y liquidez es mediante la implementación de alternativas de pago con fricción baja. Estos programas son métodos fáciles de utilizar y bastante universales. Aunque las transacciones conllevan un costo, es mejor que recaudar $0.00.

3. Calendly. Esta herramienta es sumamente útil para que tus clientes o potenciales clientes (“leads”) pueden agendar conferencias telefónicas, reuniones virtuales, y ––una vez pase la pandemia–– reuniones presenciales. Calendly tiene una versión gratis súper buena, y dos versiones con paga que te permiten aceptar pagos e integrar con otros programas, entre otras cosas ($8.00-$12.00).

4. Zoom, Google Meet. Dado el distanciamiento social que enfrentamos, necesitas una forma alterna para verte con tu equipo de trabajo, clientes o leads: la reunión virtual. Si tienes G-Suite puedes utilizar el programa de Meet ya que está incluido; si usas Microsoft, puedes utilizar Teams. Además, puedes considerar utilizar Zoom, un programa más avanzado y especializado para este tipo de reuniones. La versión gratuita es más que suficiente para la mayoría.

5. DocuSign. Una vez te reúnas virtualmente con ese lead, vas a querer enviarle tu propuesta y acuerdo de representación legal para su firma. DocuSign es una herramienta poderosa, y entre las cosas que te permite hacer está enviar documentos en formato PDF para su firma electrónica. Además, puedes monitorear el estatus del documento, identificar cuándo la otra persona lo vio, y hasta automatizar ciertos documentos. Aunque conlleva un pago de $10.00 mensuales, hay un periodo gratis de 30 días para que lo pruebes.

6. Quickbooks. La práctica legal también es un negocio: sin ingresos no podrás para dar un servicio de alto valor. Después de todo, hay que pagar renta, programas, préstamos, entre otras cosas ––sin considerar las obligaciones personales. Quickbooks te ayudará a llevar los libros de tu negocio (cuánto dinero entra y cuánto sale). Así, podrás tomar decisiones con base empírica, conocer mejor tu negocio, y cumplir con las obligaciones contributivas que impone el estado y otras que impone el andamiaje regulatorio de la profesión. Este programa cuesta cerca de $20.00 al mes.

7. Trello. En este punto, ya convertiste ese lead en un cliente luego de una reunión virtual exitosa, recibiste el pago, los libros del negocio se actualizan automáticamente, ahora hay que organizarse. Trello es una plataforma interactiva que te permite organizar las tareas a completar: de la idea a la acción. Es súper fácil de utilizar, y la versión gratuita es más que suficiente.

8. Microjuris.com. Ahora es tiempo de trabajar. Como profesionales del Derecho, es necesario tener a la mano una plataforma que te permita hacer investigación jurídica de manera que puedas dar el mejor consejo legal posible. De igual forma, no olvides cumplir con los requisitos de educación jurídica continua.

9. Presencia en línea. En la era de la economía digital, si no tienes una presencia en línea activa es como si no existieras. La opción más sencilla y gratis es tener presencia en las distintas plataformas de redes sociales, y la más avanzada, crear tu propia página web. El detalle aquí es que todo dependerá de tu mercado (hablamos de eso luego). Además, si te gusta la tecnología hay muchos recursos en internet para que lo hagas sola o solo, o puedes pagarle a alguien. Si interesas crear una página web por tu cuenta, los pasos básicos son: (1) nombre de Dominio (por ejemplo, GoDaddy); (2) hosting (por ejemplo, Bluehost, Siteground); y (3) crear tu página web (por ejemplo, WordPress, Wix, Webflow). Ojo, antes de lanzarte, procura ver dos o tres videos en YouTube.

10. Clio Grow; Clio Manage. Para las y los de avanzada –y con disposición para invertir más recursos (tiempo y dinero)– recomiendo que exploren los programas de Clio: Manage & Grow. Estos programas son altamente sofisticados, poderosos, y pueden hacer una diferencia masiva a la hora de maximizar su operación. Además, estos programas incluyen análogos a Calendly y DocuSign.

A %d blogueros les gusta esto: