El notariado, las nuevas tecnologías y cómo dirigir las oportunidades

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Por el licenciado Angel Ortiz Guzmán

La necesaria incorporación de los avances tecnológicos al ejercicio del notariado en Puerto Rico es una realidad incuestionable e imparable.

El Informe de la Comisión para el Estudio y Evaluación de la Función Notarial en Puerto Rico 2010 ya confirmaba que los notarios cuentan con “las destrezas tecnológicas y la disposición para incorporar nuevos desarrollos tecnológicos a su práctica notarial”.

Durante la Conferencia Notarial de Puerto Rico de 2015 convocada por el Tribunal Supremo, cada uno de los talleres grupales coincidieron en la importancia de adoptar avances tecnológicos en el ejercicio de la notaría y reconocieron la necesidad de identificar un plan para sustituir de forma gradual el protocolo en formato de papel por uno digital.

No hay duda de que los notarios contamos con varias plataformas digitales dirigidas a facilitar nuestra labor. A modo de ejemplo, podemos destacar tres: la Radicación Electrónica Notarial (REN) adoptada por la Rama Judicial en el 2011 que permite la presentación del índice mensual sobre actividad notarial, así como el informe estadístico anual de actividad notarial de forma electrónica.

Desde diciembre de 2015 contamos con el Registro Inmobiliario Digital de Puerto Rico adscrito al Departamento de Justicia de Puerto Rico que permite a través de la plataforma Karibe la presentación de instrumentos públicos, documentos judiciales e instancias relacionadas con el tráfico e inscripción de bienes inmuebles.

Por otra parte, desde 2017, la plataforma de Colecturía Digital, del Departamento de Hacienda, permite comprar sellos y comprobantes digitales ya sea en formato digital impreso en papel de seguridad, en papel regular de tamaño 8 ½ o en formato digital en pantalla a través de una aplicación móvil constituye un avance muy importante.

Tanto, las plataformas de Colecturía Digital como Karibe del Registro de la Propiedad Inmobiliaria han sido integradas exitosamente, no así con la plataforma de Radicación Electrónica Notarial. En este sentido, resulta imperativo que haya un compromiso y voluntad para movernos a la plena integración de estas tres plataformas igual que con la plataforma virtual del Centro de Recaudaciones Municipales (CRIM).

La profesión de notario no puede ser una profesión inmóvil ante estos cambios tecnológicos. Tampoco puede ser percibida como del pasado o innecesaria en el trafico jurídico. Por el contrario, debemos ofrecer soluciones eficaces y reales a los problemas reales del momento y con ello ser capaces de enfrentar los retos del futuro.

La buena noticia que nos ha traído la emergencia del COVID-19 es la urgente necesidad de abrir una conversación sobre el futuro del ejercicio del notariado en Puerto Rico y el uso de las nuevas tecnologías. En esa conversación debemos participar todos. No hay necesidad alguna de enmendar nuestro ordenamiento notarial con prisa sin escuchar lo que tienen que aportar a la conversación el Colegio de Notarios, el Colegio de Abogados y Abogadas a través de su Instituto del Notariado Puertorriqueña, la Asociación de Abogados de Puerto Rico, la Oficina de Inspección de Notarías, la Comisión Notarial del Tribunal Supremo de Puerto Rico y la academia representada por nuestras escuelas de Derecho.

Los ciudadanos necesitan la utilización de las nuevas tecnologías para obtener un servicio más eficaz y rápido, pero igual necesitan que haya certeza, confianza, seguridad y protección de sus derechos y de su información personal en las transacciones ante notario.

El notario latino a diferencia del “public notary” de los Estados Unidos, controla y garantiza la legalidad de los documentos, asesora a las partes, confiere de fe pública a su actuación y es imparcial entre las partes. De ahí, que se nos llame “el tercero de confianza”.

La situación provocada por el COVID-19, la necesidad de distanciamiento social y el miedo al contagio han sido el motor para que diversos sectores de la economía promuevan las actuaciones notariales de forma remota.

Una parte importante de esta conversación que debemos tener consiste en conocer cuáles son las garantías de seguridad que requiere el notariado, qué plataformas se están utilizando en otros países de notariado latino y cuál es el camino para implementar la firma digital notarial, definir que plataforma notarial es la más conveniente para Puerto Rico y, por supuesto, cómo se van a financiar estos cambios.

Estoy convencido que hemos dado los primeros pasos para la adecuada utilización de las nuevas tecnologías en la función notarial y ejemplo de ello son las plataformas de REN, Karibe y Colecturía Digital. Sin embargo, el camino al futuro requiere de reformas legislativas a nuestra Ley Notarial y enmiendas al Reglamento Notarial por parte del Tribunal Supremo.

De lo que se trata, es lo que muy acertadamente ha planteado la doctora Cristina Noemí Armella, presidenta de la Unión Internacional del Notariado, en el sentido que “las nuevas tecnologías solo son un instrumento al servicio de nuestra función”. Para ello, de cara al futuro debemos “innovar sin perder la esencia”.

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