Facture a sus clientes de forma efectiva

Facture a sus clientes de forma efectivaEl cobrar a los clientes por medio de factura es un método ineludible para los abogados con oficina propia, tanto como para asociados, paralegales, asistentes legales y personal de apoyo para la litigación que trabajen en bufetes u oficinas de abogados. Para ello, es importante hacer un conteo detallado del tiempo y las tareas que se realizan, provocando que sea un poco complicado el proceso de cobro.

Según la página Legal Career, por haberse normalizado este tipo de práctica y con la llegada de la tecnología, los clientes se han vuelto cada vez más conscientes de esta forma de pago por lo que examinan detenidamente las facturas que reciben, empleando una variedad de recursos disponibles para ello. Asimismo, la cada vez más tradicional facturación electrónica expone estas facturas al escrutinio, la negociación y la disputa.

Por ello es importante que los funcionarios que deban facturar, tomen una serie de medidas para evitar controversias o problemas en su facturación. A continuación incluimos algunos consejos propuestos por Legal Career para facturar de forma clara y efectiva:

  • Prepare descripciones de facturación detalladas
    Una descripción detallada de las tareas realizadas es parte fundamental de una factura bien realizada. Es importante que en esa descripción se incluya información detallada de los esfuerzos realizados, y que contengan suficiente detalle que permita que la persona que revise pueda explorar la naturaleza y el mérito de la tarea. Se debe ser balanceado, pues los riesgos que se corren de ser demasiado detallado es que se pueda ser ambiguo o que no se entienda. Por otro lado, en una descripción demasiado breve es dificultoso evaluar lo apropiado de la tarea realizada y el tiempo invertido. Por ejemplo, las frases como “revisión del expediente” o “preparación para el juicio” dicen poco sobre las tareas realizadas. En lugar de la frase “revisión de documento”, por ejemplo, se puede utilizar “revisión de los interrogatorios del demandante”.
  • Evite la facturación en bloque
    La facturación en bloque es la práctica de enlistar un grupo de tareas. Por ejemplo, darle un tiempo particular invertido a una serie de tareas en lugar de determinar separadamente cuánto tiempo tomó llevar a cabo cada una.  Los clientes reconocen la facturación en bloque como una estrategia para esconder la ineficiencia.
  • Registre el tiempo inmediatamente
    Registre el tiempo de forma inmediata tan pronto termine la tarea. Esta es la mejor manera de asegurar la corrección. El intentar reconstruir actividades realizadas hace días, semanas o mes es dificultosa y lo que provoca es que se infle el tiempo que en realidad tomó la realización de la tarea. Quizás parezca poco práctico el registrar cada tarea en la plataforma que para ello se utilice de forma inmediata, no obstante es sabio desarrollar una costumbre de hacerlo así. A largo plazo se ahorrará tiempo.
  • Recuerde a su audiencia
    Como cualquier documento que se prepara, es importante que se tenga en cuenta la audiencia que lo revisará. En algunos casos se asigna algún abogado para que revise las cuentas de un expediente. No obstante, en ocasiones, la revisión no termina ahí, siendo a veces procesada por varios individuos en distintos niveles dentro y fuera de la compañía incluyendo a profesionales del derecho, contables y auditores externos. Por ello, al registrar el tiempo, es mejor evitar las abreviaciones, el argot y la jerga compleja. Use terminología legal concisa pero tenga en cuanta que sus facturas pueden ser revisadas por personas que no están entrenadas en leyes.
  • Familiarícese con las políticas de facturación de su cliente
    Cada cliente tiene sus propias políticas y procedimientos. Estas políticas están contenidas en la carta de retención del cliente o en el contrato. Al hacerse consciente de las reglas del juego desde el principio, puede registrar el tiempo de forma más responsable  y cumplir con las expectativas del cliente.

Otros consejos importantes:

  1. Elija una aplicación para facturar. Ello le ayudará a facturar con corrección y de forma uniformada
  2. Establezca sus propias políticas y déjele saber a los empleados. Esto quiere decir que anterior a realizar cualquier trabajo debe acordar en qué momento desea recibir su pago o las circunstancias del mismo
  3. No sobre facture horas pero tampoco regale su tiempo
  4. Incluya tareas realizadas y los cargos por cada una de ellas
  5. Establezca una fecha límite en la que deba entregársele su pago
  6. Incluya su número de contacto en la factura
  7. Enumere sus facturas para llevar un registro uniforme de las mismas
  8. Lleve un registro de sus facturas

Algunas aplicaciones para cronometrar el tiempo de las tareas realizadas:

A %d blogueros les gusta esto: