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La notaría en Puerto Rico

por Rolando Emmanuelli Jiménez, JD, LLM / Debido Proceso de Ley

La notaría en Puerto RicoLa notaría es una de las funciones más importantes y delicadas que llevan a cabo los abogados y abogadas. Mediante la notaría se da fe o certifica ciertos actos, negocios o contratos, para que tengan efectos entre las partes, frente a toda la sociedad o el Estado. Por esta razón, la notaría es una de las funciones que más cuidado se le debe brindar ya que tiene el propósito de darle validez y confiabilidad a las transacciones jurídicas y económicas de la sociedad. La seriedad del trámite requiere cumplir con unos requisitos de sustancia y forma de los documentos que son muy estrictos. Todo trámite relacionado a esta tarea debe realizarse con el máximo cuidado, pues además de la sustancia de los documentos, es necesario cuidar la forma y cumplir con las exigencias de la Ley Notarial, las otras leyes sustantivas, impuestos y Rentas Internas.

La firma de todo documento notarial siempre debe llevarse a cabo frente a la persona notario, so pena de nulidad y de severas sanciones contra el notario que pueden incluir el desaforo.

Si no se conoce a la persona que firmará la escritura, acta o afidávit, debe exigirse a la persona una identificación con foto y firma, preferiblemente la licencia de conducir con firma. En el caso de que la persona muestre una tarjeta electoral que cumpla con estos requisitos, es indispensable incluir en el documento o afidávit que fue mostrada voluntariamente.

Los principales documentos notariales son las escrituras, actas, poderes y los afidávit. Los originales de las escrituras, actas y poderes se conservan en el Protocolo, que es un libro que por ley guarda el abogado o abogada para que se conserven los documentos notariales. Es fundamental que se tomen todas las precauciones para que estos documentos y los Protocolos no se dañen. Si uno de estos documentos o un Protocolo se daña, la ley obliga a reconstruirlo. Esto en muchas ocasiones puede ser imposible.

Los documentos del Protocolo deben llevar el sello, la firma, signo y rúbrica de la persona notario, firma e iniciales de los comparecientes y los testigos en todos los folios y los sellos de rentas internas que correspondan, los cuales se computan en una tabla provista por el Departamento de Hacienda. Al final del año todos los documentos se agrupan en orden cronológico, se numeran consecutivamente todas sus páginas y se les hace un índice para luego encuadernarlos. Los documentos encuadernados se conocen como Protocolo del año tal y se conservan para que cuando una parte interesada quiera una copia certificada de un original se le pueda suministrar.

En una escritura se consignan negocios jurídicos como compraventas, emancipaciones de menores, divisiones de comunidades hereditarias, poderes, testamentos, etc. Mediante un acta se consignan hechos específicos a requerimiento de una parte interesada para que puedan tener efectos contra tercero o puedan tener acceso al Registro de la Propiedad.

Un ejemplo de un acta es cuando no consta en el Registro la existencia de una edificación en un solar inscrito y se solicita de la persona notario que levante un acta de edificación. En este documento la persona notario comparece a la edificación, la inspecciona y la describe en el acta para que luego de terminada las formalidades, se pueda presentar en el Registro de la Propiedad y conste la existencia de la estructura. Esto puede ser necesario en el caso que el dueño quiera realizar una hipoteca y el banco exija la descripción de la estructura para tener la mejor garantía posible.

Un poder es una escritura en donde una persona capacitada confiere autoridad a otra capacitada para que lleve a cabo actos o negocios en su representación. Un poder puede ser general, para llevar a cabo o administrar todo tipo de actividad del poderdante o puede ser especial, para llevar a cabo un acto específico. El poder general puede ser a término fijo o indefinido. El poder especial termina una vez el apoderado lleva a cabo el acto delegado, a menos que sea uno de naturaleza recurrente, como es el caso de cobrar una renta.

Los afidávit son declaraciones juradas de las personas interesadas en las cuales la persona notario es el funcionario que administra el juramento o certifica la identidad, fecha y firma de la persona. El afidávit puede hacerse para consignar unos hechos bajo juramento sujeto a perjurio o para meramente certificar que en cierta fecha, una persona en específico, firmó un documento en presencia de la persona notario. El ejemplo más común es el afidávit de un contrato. No es un juramento sujeto a perjurio, es meramente una prueba fehaciente y auténtica de que tal persona firmó el documento en una fecha determinada ante la persona notario.

Toda declaración jurada debe llevar la firma, sello y rúbrica la persona notario y la firma de la persona que jura, so pena de nulidad. Una vez se prepara el afidávit, se le asigna el próximo número disponible según el registro de afidávit que la ley requiere que la persona notario conserve. Además, se le debe fijar y cancelar el sello de rentas internas cuya contraparte irá en el registro de afidávit.

El registro de afidávit es un libro donde se hace un resumen escrito de todos los afidávit que hace la persona notario con una numeración consecutiva. Este registro debe llevar el sello, rúbrica y su firma luego de cada resumen de los afidávit y un sello de rentas internas correspondiente al que se fijó en el afidávit.

En este registro de afidávit no se puede borrar y si se comete un error debe indicarse con la palabra «digo» seguida de la corrección.

Todos los afidávit y documentos notariales como escrituras y actas hechos por una persona notario deben notificarse a la Oficina de Inspección de Notarías mensualmente en los formularios provistos para ello. Esta notificación, que se llama Índice Notarial, debe prepararse en los primeros 10 días de cada mes y enviarse inmediatamente por el sistema electrónico de notificación de dicha oficina. Al final del año debe cumplimentarse el formulario sobre la actividad notarial anual.

El Derecho Notarial es tan estricto que hace que el incumplimiento de algunos de los trámites de la forma en los documentos o en las notificaciones los anulen totalmente. La anulación de un documento notarial puede ocasionar que el abogado o abogada sea desaforado y que se le demande civilmente. De hecho, la mayoría de los casos en que se instan acciones administrativas o judiciales contra los abogados o abogadas están relacionadas con la notaría.

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