¿Cómo atendemos el uso de la tecnología en la Ley Notarial?

Por el licenciado y notario, Ángel Ortiz Guzmán

A consecuencia de la pandemia mundial por COVID-19, se presentaron apresuradamente varios proyectos legislativos para enmendar la Ley Notarial de Puerto Rico con el propósito de incluir el uso de la tecnología en la función notarial.

Lamentablemente, los proyectos no surgieron como un reclamo del notariado, sino de diversos grupos de la banca hipotecaria y de los corredores de bienes raíces.

El proceso no contó con vistas públicas y el diálogo necesario entre la Rama Legislativa y la Rama Judicial que requiere nuestro sistema de gobierno de separación de poderes.

El primero de estos proyectos fue el Proyecto del Senado 1564, para permitir el otorgamiento de instrumentos públicos, testimonios y otros documentos notariales a través de la plataforma electrónica que dispusiera el Tribunal Supremo de Puerto Rico (TSPR).

El segundo fue el Proyecto del Senado 1580, para establecer la obligación de los notarios y notarias de informar los testimonios en el índice mensual, eliminando el requisito de la inscripción en el Registro de Testimonios.

De ambos proyectos, el único aprobado por ambas cámaras legislativas fue el Proyecto del Senado 1564.

Aunque el proyecto llegó a La Fortaleza el 16 de julio de 2020, la gobernadora Wanda Vázquez Garced le dio un veto de bolsillo.

La finalidad de esta columna es mantener informados a los notarios y notarias de una de las facetas más importantes en la práctica notarial, que son la autorización de los testimonios y declaraciones juradas, y cómo las enmiendas aprobadas por la Legislatura hubiesen impactado la función notarial.

ESTADO DE DERECHO ACTUAL

La autorización de declaraciones juradas o testimonios se realizan de conformidad con la Ley Notarial de Puerto Rico, el Reglamento Notarial, las Instrucciones Generales a los Notarios y las Notarias de la Oficina de Inspección de Notarías y la jurisprudencia del Tribunal Supremo de Puerto Rico.

El artículo 56 de la Ley Notarial de Puerto Rico señala que se le llama testimonio o declaración de autenticidad al documento mediante el cual un notario a requerimiento de parte interesada, da testimonio de fe de un documento no matriz, además de la fecha del testimonio:

  1. de la legitimación de las firmas que en él aparezcan;
  2. de haber tomado juramento por escrito;
  3. de que es traducción fiel y exacta de otro;
  4. de que es copia fiel y exacta de un documento que no obra en un Protocolo Notarial
  5. en general, de la identidad de cualquier objeto o cosa

El artículo 57 de la Ley Notarial dispone que las fórmulas a utilizarse en los testimonios serán breves y sencillas, y comprenderán la autenticidad del acto, expresando siempre el notario que conoce personalmente a los firmantes o al testigo de conocimiento o haciendo constar que ha suplido su conocimiento personal utilizando los medios supletorios de identificación autorizados en el artículo 17 de la ley.

En caso de que los interesados no sepan o no puedan leer o firmar, se aplicarán las mismas normas de la escritura pública.

Los notarios registrarán los testimonios en que intervengan de la manera y bajo los requisitos que se establezcan en el Reglamento Notarial. El Tribunal Supremo podrá disponer que el Registro de Testimonios se lleve en formato electrónico.

El notario podrá efectuar el pago de los derechos correspondientes al sello de la Sociedad para la Asistencia Legal (SAL) por vía electrónica, de conformidad con el procedimiento que establezca el secretario de Justicia en coordinación con la jueza presidenta del Tribunal Supremo o la persona que este delegue.

El secretario de Hacienda podrá establecer mecanismos alternos a la obligación de adherir y cancelar sellos.

Será nulo el testimonio no incluido en el índice, que no lleve la firma del notario autorizante o que no se haya inscrito en el Registro de Testimonios.

Durante el proceso legislativo, tanto el Proyecto del Senado 1564 como el Proyecto del Senado 1580 fueron aprobados en el Senado de Puerto Rico. En la Cámara de Representantes se aprobó una versión enmendada del Proyecto del Senado 1564 y se enmendó para incluirle los aspectos medulares del Proyecto del Senado 1580.

Luego de que el Senado no concurriera con las enmiendas del Proyecto del Senado 1564, el mismo fue referido a un comité de conferencia y fue aprobado por ambas cámaras con las enmiendas del comité de conferencia.

Veamos algunas de ellas.

RECUENTO DE ENMIENDAS PROPUESTAS

Enmienda propuesta al artículo 56 de la Ley Notarial

“Los notarios podrán dar legitimidad a las firmas que aparezcan en los testimonios firmados utilizando la Plataforma otorgamiento de documentos ante notario dispuesta por el Tribunal Supremo de Puerto Rico. El notario consignará en el documento del testimonio, bajo su fe pública, que el otorgante firmó el documento a través de la Plataforma electrónica para el otorgamiento de documentos ante notario dispuesta por el Tribunal Supremo de Puerto Rico y que dicho hecho fue corroborado por el notario fedatario”.

“Los testimonios llevarán una numeración sucesiva y continua y serán encabezados por el número que les corresponde, que será correlativo al número que se establezca en el índice mensual requerido por el artículo 12 de esta Ley”.

Enmienda propuesta al artículo 59 de la Ley Notarial

Se derogaba el actual artículo 59 de la Ley Notarial de Puerto Rico y se proponía uno nuevo bajo el siguiente lenguaje:

Los notarios notificarán mensualmente a la Oficina de Inspección de Notarías, ya sea en formato electrónico o en papel, aquellos testimonios en que intervengan al remitir el índice mensual requerido por el artículo 12 de esta Ley. En dicho índice, se incluirá el número del testimonio, la fecha, nombre de los otorgantes y una breve descripción del objeto del testimonio, así como una certificación de haber cancelado los correspondientes sellos para la Sociedad para la Asistencia Legal, que incluirá la numeración de éstos. El notario podrá efectuar el pago de los derechos correspondientes al sello de la Sociedad para la Asistencia Legal por vía electrónica, de conformidad con el procedimiento que establezca el Secretario de Hacienda en coordinación con el Juez Presidente del Tribunal Supremo o la persona en quien éste delegue. El Secretario de Hacienda establecerá los mecanismos alternos a la obligación de adherir y cancelar sellos de conformidad a las disposiciones establecidas en la Ley 85-2009, según enmendada, conocida como “Ley de Certificados y Comprobantes Electrónicos”.

Enmienda propuesta al artículo 60 de la Ley Notarial

“Será nulo el testimonio no incluido en el índice, o el que no lleve la firma del notario autorizante, o que no se haya informado en el índice mensual requerido en el artículo 12 de esta Ley, o el que no lleve cancelado el sello a favor de la Sociedad para la Asistencia Legal, según requerido en la Ley Núm. 47 de 4 de junio de 1982, según enmendada [mejor conocida como la Ley sobre el Sello de la Sociedad para Asistencia Legal]”.

Enmienda propuesta al artículo 2 de la Ley sobre el Sello de la Sociedad para Asistencia Legal

“El sello de la Sociedad para Asistencia Legal constará de dos estampillas con enumeración idéntica, siendo una de éstas el recibo. El notario adherirá en el affidávit o testimonio el original de la estampilla de la Sociedad para Asistencia Legal y cancelará la misma con su sello notarial o con una marca clara y visible. El notario podrá conservar el sello identificado como recibo en sus archivos. El notario podrá realizar el pago de los derechos correspondientes al sello por la vía electrónica, según el procedimiento que apruebe por reglamento el Secretario de Hacienda en consulta con la Sociedad para la Asistencia Legal. El notario podrá utilizar el sello de la Sociedad para la Asistencia Legal adquirido por vía electrónica, de conformidad con el procedimiento que establezca el Secretario de Hacienda en coordinación con el Juez Presidente del Tribunal Supremo o la persona en quien éste delegue. El Secretario de Hacienda establecerá los mecanismos alternos a la obligación de adherir y cancelar sellos, conforme a las disposiciones de la Ley 85-2009, según enmendada, conocida como “Ley de Certificados y Comprobantes Electrónicos”, lee la enmienda.

Enmienda propuesta al artículo 4 de la Ley sobre el Sello de la Sociedad para Asistencia Legal

La enmienda proponía que “será obligación de la Sociedad tener disponibles las estampillas de la Sociedad que los notarios cancelarán en el testimonio o affidavit que autoricen. El Departamento de Hacienda rendirá trimestralmente un informe a la Sociedad donde reflejará de forma fiel y exacta el movimiento de estampillas vendidas y aquellas disponibles para la venta, a los fines de que éstos mantengan constancia y disponibilidad de las estampillas de la Sociedad que los notarios cancelarán en los testimonios o affidavits que autoricen.

“Los testimonios autorizados antes de la vigencia de esta Ley deberán ingresarse en el Registro de Testimonios, según ordenado por Ley. Todo testimonio autorizado luego de la vigencia de esta Ley será incluido en el informe mensual radicado por los notarios ante la ODIN. Será responsabilidad de los notarios mantener copia de este informe, de manera que pueda corroborar la autorización de cualquier testimonio. De igual forma, se reafirma que cualquier testimonio que no tenga cancelado en su faz el original del sello a favor de la Sociedad para la Asistencia Legal carecerá de toda validez jurídica”, añade la enmienda en la sección 17.

“La Oficina de Inspección de Notarías establecerá un procedimiento ordenado para recibir y custodiar los Registros de Testimonios que se elimina en esta Ley”, continúa.

“El Tribunal Supremo de Puerto Rico atemperará los reglamentos, instrucciones generales y cualquier otro documento a las disposiciones de esta Ley, dentro de los sesenta (60) días subsiguientes a la aprobación de esta Ley, y orientará a los notarios sobre esta Ley. El Tribunal Supremo establecerá la Plataforma electrónica para el otorgamiento de documentos ante notario en un término de noventa (90) días”, sigue la enmienda en la sección 18.

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VIGENCIA

El proyecto legislativo proponía que la “ley comenzará a regir inmediatamente después de su aprobación”.

“No obstante, lo anterior, las disposiciones relacionadas a la eliminación del Registro de Testimonios comenzará a regir el 1 de enero de 2021”, agregaba.

COMENTARIOS

A pesar del proyecto de enmiendas, la realidad es que la Rama Judicial es quien le corresponde determinar cuál y cómo va a ser la plataforma tecnológica que se deberá utilizar para la autorización de documentos notariales por la vía electrónica.

Sin embargo, el proyecto pretendía imponerle a la Rama Judicial el establecimiento de la plataforma electrónica en un término de 90 días, sin asignación económica alguna para la realización de dicho objetivo.

Igualmente, ordenaba enmendar el Reglamento Notarial y las Instrucciones Generales a los Notarios en 60 días.

El proyecto pretendía sustituir el libro de testimonios por la alternativa de incluir la información que requiere la Ley Notarial en el índice mensual.

Este cambio requiere por lo menos, de una nueva programación del Registro Electrónico Notarial (REN) o, en la alternativa, la creación de una nueva plataforma para el cumplimiento de todos los aspectos que requiere la Oficina de Inspección de Notaría, así como enmendar el Reglamento Notarial de Puerto Rico.

Por último, en nuestra opinión [la del autor], la Asamblea Legislativa se excedió en sus facultades constitucionales al pretender establecerle términos al Tribunal Supremo para establecer la plataforma electrónica para otorgar documentos y para la eliminación del Registro de Testimonios, los cuales son asuntos exclusivos del Tribunal Supremo de Puerto Rico en su poder inherente de regular la práctica notarial en Puerto Rico.

Cambiar la ley notarial requiere de mucho diálogo y análisis del impacto, no solo en la práctica de los notarios, sino también el impacto económico que dichos cambios tendrán en el presupuesto operacional de la Rama Judicial.

Los notarios y notarias debemos respaldar decididamente el trabajo que ha realizado la Comisión para el Estudio y Evaluación de la Función Notarial en Puerto Rico, el cual propone la adopción e implantación de avances tecnológicos, precisamente con el objetivo de actualizar la práctica notarial.

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