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Patronos deben preservar correos electrónicos personales de sus empleados

Patronos deben preservar correos electrónicos personales de sus empleadosUna decisión reciente del Tribunal Federal para el Distrito de Puerto Rico ha ocupado las primeras planas en distintos medios legales de los Estados Unidos. Se trata del caso Puerto Rico Telephone Company, Inc. v. San Juan Cable LLC, en donde el Tribunal decidió que un patrono deberá producir como evidencia los correos electrónicos de las cuentas privadas de empleados si se han utilizado para llevar a cabo algún negocio.

La decisión expresó que los correos electrónicos de ex-oficiales estaban en la “posesión, custodia y control” de la compañía, cuando la compañía tenía conocimiento de que sus oficiales usaban esas cuentas para llevar a cabo gestiones de la compañía.

Esta decisión es novel pues presenta una contraposición al caso Cotton v. Costco Wholesale Corp. del distrito de Kansas, en donde se le negó una petición del empleado peticionario para obligar al patrono a que presentara mensajes de texto –recibidos o enviados—por los empleados en sus teléfonos celulares personales. El Tribunal decidió de esa forma, basándose en que el empleador no tiene ningún derecho legal para obtener mensajes de texto personales. En otras palabras, precisamente lo contrario de lo que decidió Puerto Rico Telephone Company, Inc. v. San Juan Cable LLC, de que estos están en “posesión, custodia o control” del empleador. También se consideró la falta de pruebas de que los empleados llevaban a cabo negocios con sus celulares.

En Puerto Rico Telephone Company, Inc. v. San Juan Cable LLC, el peticionario, Puerto Rico Telephone Company demandó a varios acusados entre ellos a One Link Communications, por bloquear su entrada en el mercado de televisión por cable. Durante el descubrimiento de prueba, PRTC alegó que la compañía falló en retener los mensajes de cuentas personales de tres de los oficiales de esa compañía: su CEO, su gerente general y su vice-presidente.

PRTC presentó una moción solicitando que por ello, se declarara una “inferencia adversa”, es decir que de mala fe los demandantes habían destruido la evidencia y que por esta razón la parte demandante no podía probar su alegación. Para lograr probar la “inferencia adversa”, se debe probar los siguientes requisitos:

  1. que la parte demandada conocía de la demanda o la posibilidad de litigio
  2. que el documento presenta evidencia potencial para lo que se plantea

En este caso, PRTC mostró que One Link falló en preservar los correos electrónicos que sí estaban bajo su control. Según el caso, los oficiales de la empresa habían hecho negocios con sus cuentas personales por aproximadamente siete años. Además, el Tribunal consideró presumible que OneLink sabía que sus empleados realizaban gestiones del negocio por medio de esas cuentas y por ello tenía el deber de preservar las cuentas personales.

No obstante, el Tribunal decidió no otorgar la moción por inferencia adversa, pues no estimó que OneLink había actuado de mala fe. A pesar de ello, el Tribunal decidió sobre la moción sin perjuicio, permitiendo que de la PRTC encontrar evidencia adicional, pudiera renovar la moción.

Esta decisión es particularmente importante en momentos en que gran parte de los negocios de las compañías se realizan por medio de dispositivos electrónicos y que muchos empleados realizan gestiones de sus empleadores por medio de sus dispositivos personales.

De hecho, algunas compañías tienen políticas sobre ello. En Estados Unidos le llaman BYOD (Bring your own device). Es interesante continuar observando como los Tribunales continuarán explorando los casos sobre descubrimiento o preservación de evidencia en torno a dispositivos personales de los empleados.

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