El notario comenzará el proceso de cesación voluntaria presentando en la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) una carta de solicitud de renuncia a la notaría dirigida al Tribunal Supremo por conducto del Director de ODIN, en la cual expresará su intención de cesar acompañada del formulario Solicitud de cesación. En el formulario se hará constar la información requerida para tramitar la cesación del notario o notaria, el volumen de la obra notarial pendiente de inspección y el volumen total de tomos en su poder, entre otra información. El formulario requiere la firma y el sello notarial.
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Se requiere, además, acompañar copia de todos los Informes Estadísticos Anuales de Actividad Notarial del año en que se solicita la cesación y un inventario de su obra notarial. Al entregar la obra y el sello notarial, el notario o notaria deberá firmar el formulario de recibo de obra notarial, en el que certificará que no tiene más sellos notariales y que no ejercerá la notaría mientras se realizan los trámites de cesación y hasta que el Tribunal Supremo expida la correspondiente Resolución. Si presenta la carta en la que solicita la renuncia y la Solicitud de Cesación sin entregar su sello y su obra notarial (tomos de Protocolos y Libros de Registro de Testimonios), y autoriza cualquier instrumento público o testimonio, será obligación del notario o notaria notificarlo en el Índice Mensual de Actividad Notarial (índice mensual) y en el Informe Estadístico Anual de Actividad Notarial (informe anual) correspondiente, y deberá presentar una Solicitud de Cesación Enmendada en la que haga constar la nueva información y entregar la obra encuadernada en su totalidad. Presentar la carta de renuncia y la Solicitud de Cesación no releva al notario o notaria del cumplimiento de sus deberes y obligaciones ministeriales.
Hasta que la obra y el sello notarial no se entreguen en la ODIN, el notario o notaria tendrá el deber de rendir los índices mensuales y de mantener al día el pago de la fianza notarial hasta tanto reciba la Resolución del Tribunal Supremo que autoriza su cesación del ejercicio de la notaría.
Una vez entregado el formulario de cesación, el notario tendrá 30 días para para que sean inspeccionados. La inspección podrá realizarse en la sede notarial o en la ODIN. La ODIN asignará un Inspector o Inspectora de Protocolos (Inspector o Inspectora), quien seguirá un proceso de inspección extraordinario.
Es deber del notario o notaria facilitar el examen de su obra notarial, para lo cual tendrá disponible todos los Protocolos debidamente encuadernados y todos los libros del Registro de Testimonios. Deberá también tener disponibles los índices mensuales e informes estadísticos anuales correspondientes a la obra pendiente de inspección y entregará en la ODIN su sello notarial y copia del índice mensual que cubra hasta el día de la entrega, así como del Informe Anual del año de la cesación, con la información de actividad notarial hasta la fecha.
Después de inspeccionada la obra, el notario o notaria atenderá con prioridad los señalamientos de deficiencias, si alguno, notificados por el Inspector o Inspectora en el Informe de Señalamiento de Faltas con el objetivo de que la obra pueda aprobarse en un término no mayor de 30 días. En los casos en que el notario o notaria deba autorizar algún instrumento con motivo de la subsanación de su obra notarial, deberá enmendar el índice mensual y el informe anual. También tiene la opción de efectuar la subsanación ante otro notario o notaria.
Una vez aprobada la obra protocolar, se entregará al Archivo Notarial de Distrito donde ubique la última sede notarial del notario, en donde permanecerá la obra. El Inspector o Inspectora remitirá a la Jueza Presidenta del Tribunal Supremo, por conducto del Director de ODIN, el Informe de Cesación, que incluirá la información de la solicitud de cesación presentada, el volumen de la obra notarial, su aprobación y el Archivo Notarial de Distrito en el cual fue depositada. Además, solicitará que se emita una Resolución en la cual se ordene la cancelación de la fianza notarial. Regla 9 del Reglamento Notarial. Véase, además, In re Prieto Rivera, 180 DPR 692 (2011).