El Colegio de Notarios de Puerto Rico (CNPR) envió una carta a su matrícula con las guías para guardar el distanciamiento físico y evitar la propagación y contagio del COVID-19. Las medidas sugeridas surgen luego que la gobernadora Wanda Vázquez Garced firmada la Orden Ejecutiva 2020-038.
Las medidas, además de ir dirigidas a los notarios, también sirven de apoyo a los profesionales del derecho en general.
El Colegio de Notarios recomendó las siguientes medidas básicas para evitar el contagio como:
- Evitar el contacto con personas infectadas
- Lavarse las manos con agua y jabón al menos por 20 segundos
- Cubrirse la nariz y la boca al toser
- Evitar tocarse los ojos, nariz y la boca
- Limpiar y desinfectar las superficies de trabajo
- Quedarse en su casa si está enferma o enfermo
- Mantener distanciamiento de 6 pies, si no está protegido
En un documento separado, el CNPR también recomendó medidas para la limpieza de la oficina. Algunas son:
- Realizar una limpieza exhaustiva a toda la oficina antes de reanudar labores
- De ser necesario, aumentar el personal de limpieza durante la emergencia
- Considerar la limpieza de baños, recibidor, pasamanos de escaleras, ascensor y cerraduras de las puertas y ponchador (al menos dos veces) en la mañana y en la tarde
- Establecer el horario del personal de limpieza
- Limpiar el comedor después del uso cada grupo
- Establecer que el personal de limpieza usará mascarilla y guantes en todo momento
- Prohibir los saludos de manos, abrazos y besos
- Evitar compartir material de oficina entre el personal, si posible cada empleado tenga su propio equipo
- Colocar atomizador y limpiador de manos (hand sanitizer) en el recibidor o lobby para el uso común de empleados y visitantes
El colegio recomendó que la orientación a empleados debe incluir un cuestionario con preguntas tales como si (1) realizó viajes recientes en los últimos 14 días, (2) se expuso a cualquier persona que haya dado positivo al COVID-19 o esté en cuarentena por sospecha de COVID-19, (3) cuál es su nivel de temperatura corporal (si es mayor a 103 grados Fahrenheit), (4) si está enfermo actualmente o no se siente bien.
«Si su contestación es que sí a cualquiera de las preguntas mencionadas, se le restringirá el acceso a las oficinas por 14 días, a menos que pueda proveer el resultado negativo de la prueba de COVID-19 certificado por un médico», explica la carta con sugerencias a la matrícula del CNPR.
El Colegio de Notarios también recomendó medidas aislamiento en la oficina como:
- Establecer un protocolo para el momento de ingerir alimentos, enfatice la importancia mantener la distancia mínima de 6 pies entre personas
- Considerar el uso de utensilios desechables para evitar lavado de utensilios en el comedor
- Suplir atomizadores (agua con alcohol, clorox u otro producto desinfectante) y paños a los empleados para que realicen limpieza de sus áreas (escritorios, computadoras, mouse, teclado o cualquier equipo de trabajo en su área). Esto deberá ser en la mañana y tarde.
- Promover que las reuniones se planifiquen mediante el uso del teléfono o usando servicios de video conferencia como GoToMeeting, WebEx, Zoom o Skype para evitar reuniones en grupos. De ser indispensable las reuniones presenciales, se tiene que respetar el distanciamiento de 6 pies entre personas. Los salones de reuniones deben ser limpiados y desinfectados después de usarlos. En adición, toda comunicación interna entre el personal de oficina, deberá hacerse por medio del uso de sus extensiones telefónicas o correos electrónicos.
- Requerir que el personal que desarrolle algún síntoma después de su regreso, tales como fiebre, tos, dificultad para respirar y otros no podrá presentarse a trabajar bajo ningún concepto. Establezca con quién se comunicará para notificar su condición.
- A cualquier persona que haya viajado, no se le permitirá regresar al trabajo hasta 14 días después de su regreso. Se debe considerar este riesgo antes de viajar ya que la pandemia está avanzando rápidamente y se desconocen las restricciones que puedan surgir en el futuro.
- El servicio de delivery de comidas u otros servicios de entrega a la oficina, debe ser limitado.
- Fomente el distanciamiento social.
- Requerir el uso de mascarillas para cubrir boca y nariz será requisito en todo momento.
El Colegio de Notarios recomendó medidas para ejecutar cuando los empleados presenten los síntomas del COVID-19.
- Si un empleado está experimentando algún síntoma del COVID-19 deberá informarlo inmediatamente y desistir de hacer sus labores e identificar a las personas que han estado en contacto, si alguna. Todas las compañías trabajando en los proyectos deben de exigirle a sus empleados que sigan estas medidas.
- Si un empleado está en el lugar de trabajo y tiene síntomas del COVID19, debe de llamar a su supervisor y este deberá notificarlo a la gerencia
- El empleado debe ser aislado y enviado a su casa de inmediato con los guantes y una máscara facial. Si el empleado no se siente apto para manejar de regreso a su hogar, deberá contactar un familiar u otro servicio para que lo transporte a su hogar.
- Limpiar cualquier área o áreas en las que el empleado haya estado o pueda haber entrado en contacto, siguiendo el protocolo de limpieza descrito en este plan.
- Inmediatamente debe detener las labores y para determinar quién estuvo en contacto cercano con el empleado potencialmente infectado (el contacto cercano se considera dentro de unos 6 pies de distancia durante 1 hora o más).
- Los empleados que hayan tenido contacto cercano con el empleado infectado deben abandonar inmediatamente las instalaciones y se debe seguir nuevamente el procedimiento descrito en la sección
- Los empleados que haya trabajado cerca de un empleado, que muestre algún síntoma del COVID-19, deberán aislarse por 14 días. El empleado deberá traer un documento médico antes de regresar después de los 14 días indicando que no tiene ninguna enfermedad contagiosa. Los empleados que estuvieron aislados por 14 días podrán regresar al trabajo si no presentaron síntomas durante este periodo de días.
El Colegio recomendó las siguientes medidas para autorizar documentos en la oficina:
- Los notarios deben observar medidas personales de seguridad recomendadas por el gobierno de Puerto Rico (mascarillas, guantes, etc.).
- Trate de discutir en lo posible todo lo relacionado al documento a ser suscrito u otorgado por los requirentes por teléfono o video conferencia.
- Que los otorgantes solo se presenten a firmar.
- NO compartir bolígrafos.
- Luego del cierre, enviar las copias de escrituras otorgadas a las partes por correo postal o electrónico.
- En los casos de compraventa que aplique, entregar la copia certificada al banco o al notario de la hipoteca en un sobre sellado.
- Evitar el contacto con las partes a una distancia menor de seis pies.
- Colocar el documento a ser firmado en una mesa y en presencia del notario las partes van firmando individualmente.
- Luego de cada firma se debe desinfectar el área.
- Previo al cierre (no menos de 24 horas antes) enviar el borrador de escrituras y otros documentos aplicables a todas las partes para su revisión y lectura, estar disponible para contestar dudas por videoconferencia o teléfono.
- Aclarar todas las dudas relacionadas al documento y al negocio antes del otorgamiento, incluyendo asuntos como entrega de llaves u otros acuerdos de las partes, si se tratara de una compraventa.
- En este aspecto la cooperación de los corredores es esencial para asegurar que el notario reciba de antemano toda la información necesaria para preparar borradores y que se puedan discutir con suficiente tiempo.
- Si ha discutido previamente el documento a ser otorgado, puede citar a los otorgantes en diferentes horas. O igual en vez de esperar en su oficina, pueden esperar en su vehículo a que sea su momento para firmar.
- Limitar los comparecientes del otorgamiento a los otorgantes.
- Desembolsos a las partes y notarios pueden ser por depósito directo o por correo postal.
Algunos de los aspectos que presenta la Orden Ejecutiva 2020-038 son:
-
- Atender solo por cita previa y evitar la conglomeración de personas (permita acompañantes solo si sus clientes requieren asistencia)
- Atender de antemano todo asunto posible por teléfono o videoconferencias dejando para la cita solo aquellos asuntos estrictamente necesarios (ej. otorgamiento o firma)
- Promover el trabajo remoto con sus empleados
- Establecer medidas de limpieza de la oficina
- Establecer medidas de distanciamiento social
- Enumerar requisitos de entrada a su oficina para empleados, proveedores y clientes (mascarillas, lavado y limpieza de manos, distanciamiento)
Los notarios y las notarias con oficina propia tienen que cumplir con las garantías de seguridad para los empleados. En ese sentido la Carta Circular Núm. 2020-03 del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos propone la elaboración de un Plan de Control de Exposición y Contagio al COVID-19 que deben enviar con su Autocertificación Patronal a autocertificacionprosha@trabajo.pr.gov.
La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) de Puerto Rico ha emitido directrices que obligan al patrono a desarrollar e implementar un plan de contingencia por escrito a raíz del COVID-19. Para información al respecto acceda aquí.
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