[COLUMNA] Reglamentemos el mecanismo para la eliminación del registro físico de testimonios

Por la licenciada Lourdes I. Quintana Lloréns, directora de la Clínica de Asistencia Legal Notarial de la UPR y ex directora de la Oficina de Inspección de Notarías

El 3 de mayo de 2020 el presidente del Senado, el licenciado Thomas Rivera Schatz, presentó el Proyecto del Senado 1580 a los fines de eliminar la obligación de los notarios de llevar un Registro de Testimonios y establecer la forma en que habrán de notificar las declaraciones de autenticidad autorizadas a la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN).

En consecuencia, propuso varias enmiendas a la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada, conocida como Ley Notarial de Puerto Rico, y a la Ley Núm. 47 de 4 de junio de 1982, según enmendada, que estableció el uso de una doble estampilla a favor de la Sociedad para Asistencia Legal (SAL).

La medida propuesta plantea en la exposición de motivos que resulta innecesario y anacrónico mantener un Registro de Testimonios a manuscrito, más aún cuando es obligación de todo notario enviar un informe mensual a la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) con la misma información. Además, porque los aranceles requeridos por ley constan de la propia faz del documento.

De entrada, coincido con el presidente del Senado en que resulta innecesario llevar un Registro de Testimonios a manuscrito. Particularmente, por las razones que expongo a continuación las cuales, igualmente, tampoco justifican la adopción de la medida legislativa presentada. Como expondremos, lo que procede es que el Tribunal Supremo de Puerto Rico reglamente el mecanismo para la eliminación del registro físico de testimonios.

Veamos.

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Ley Núm. 196 del 13 de diciembre de 2007, fue aprobada para viabilizar la mecanización de los trámites administrativos y operacionales en la ODIN. El sistema de Radicación Electrónica Notarial (REN) y otros sistemas electrónicos para el manejo de la información que diariamente genera la actividad notarial así lo han demostrado. Puedo asegurar que, mientras dirigí la ODIN, la Rama Judicial adoptó la mayoría o gran parte de la tecnología para promover y facilitar el cumplimiento de las obligaciones que el ejercicio del notariado conlleva.

De hecho, la Ley 196-2007 había dispuesto para la adopción del establecimiento de un registro de testimonios en formato electrónico, en sustitución del registro de testimonios manual sujeto a la reglamentación que, en su día, aprobara el Tribunal Supremo de Puerto Rico. También, para permitir realizar el pago de los derechos correspondientes del sello a favor de la SAL por la vía electrónica, según el procedimiento que apruebe por reglamento el Secretario de Hacienda en consulta con la Sociedad para la Asistencia Legal, permitiéndole al secretario establecer mecanismos alternos a la obligación de adherir y cancelar el sello establecido a favor de la referida entidad.

Desde el 25 de abril de 2011, los notarios en Puerto Rico radican los índices mensuales a través del sistema REN. Igualmente, por medio de los correos electrónicos establecidos han podido notificar todo lo relacionado a la autorización de testamentos y poderes, el registro y cambio de su firma, signo, sello y rúbrica, cambios de dirección y autorización para el traslado de protocolos y asuntos relacionados con el notario y la ubicación de su oficina, designación de notario sustituto, todo lo relacionado con las competencias notariales dispuestas en la Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario y cualquier otra gestión como las notificaciones de fideicomisos.

Poco antes de retirarme para dedicarme a la práctica de la notaría e inaugurar la Clínica de Asistencia Legal Notarial en la Escuela de Derecho de la Universidad de Puerto Rico (UPR), el 12 de noviembre de 2012 la ODIN informó la adopción de sistemas de vanguardia que desde entonces le han facilitado al notario cumplir con sus deberes y brindar mayor acceso al público.

Por las razones expuestas, recomiendo al señor presidente que considere retirar la medida propuesta porque la Ley 196-2007 atendió el asunto. Sin embargo, sugiero al Tribunal Supremo de Puerto Rico que, en vista del tiempo transcurrido, adopte la reglamentación para implementar la forma en que los notarios habrán de disponer de los Registros de Testimonios que hayan sido examinados y aprobados.

Por mi experiencia, considero que los datos requeridos por la Ley Notarial a lo sumo requieren enmiendas mínimas al sistema REN, en donde se pueda añadir un campo para que el notario inserte la información sobre la forma en que acredita la identidad del firmante. En caso de que no dispongan de los fondos que conlleva hacer modificaciones al sistema, y en ánimo de evitar seguir posponiendo este asunto, pudieran considerar ordenar a los notarios ingresar dicha información en el espacio ya provisto para “observaciones”.

Igualmente, exhorto al secretario del Departamento Hacienda, Francisco Parés Alicea, que presente a la Sociedad para la Asistencia Legal y al Tribunal Supremo la forma más segura para hacer el pago de los derechos por la vía electrónica al momento de informar el índice o preferiblemente, simultáneo al otorgamiento.

De esta forma, ingresarán los fondos directamente a la SAL, los inspectores de protocolos podrán agilizar las inspecciones y el ciudadano quedará satisfecho al minimizarse la posibilidad de que se haga un uso indebido de la partida correspondiente.

Finalmente, para disipar cualquier posible duda, aclaro que las declaraciones de autenticidad podrán comprender o no el juramento. No necesariamente requieren estar juramentados, siempre como se ha consignado en la primera oración de la exposición de motivos del Proyecto del Senado 1580.

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El artículo 56 de la Ley Notarial conceptualiza al testimonio o declaración de autenticidad como aquel documento mediante el cual un notario, a requerimiento de parte interesada, da testimonio de fe de un documento no matriz, además de la fecha del testimonio: (1) de la legitimación de las firmas que en él aparezcan, siempre que no se trate de los actos comprendidos en el artículo 5 de la ley ni en los incisos 1 al 6 del artículo 1,232 del Código Civil vigente; (2) de haber tomado juramento por escrito; (3) de que es traducción fiel y exacta de otro, siempre que conozca ambos idiomas y así lo certifique el propio testimonio; (4) de que es copia fiel y exacta de un documento que no obra en un Protocolo Notarial; (5) o en general, de la identidad de cualquier objeto o cosa.

Respetuosamente, y no menos importante, hago un llamado al pleno del Tribunal Supremo de Puerto Rico para que adopte el reglamento que permita al director de la ODIN autorizar a los notarios la destrucción de cualquier libro de testimonios cuyo último testimonio inspeccionado y aprobado tenga más de treinta (30) años sin perjuicio de que el notario decida conservarlos en su poder, si lo desea, con la salvedad de que no serán recibidos en ningún archivo notarial, salvo que el Tribunal Supremo así lo ordene.

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