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Nueve empresas o personas expresaron interés en desarrollar la firma electrónica notarial y en septiembre podría estar seleccionada la entidad que se encargará del desarrollo de este avance tecnológico, el cual fue descrito por múltiples sectores como un paso importante.
La firma electrónica notarial propone otorgarle a los notarios un mecanismo seguro para hacer transacciones por la vía digital, con la misma certeza que tiene en la actualidad los documentos en papel que, en virtud de la firma notarial, tiene vigencia y validez jurídica, según explicó el presidente de la Junta de Directores del Colegio Notarial, Arsenio Comas Rodón.
«Esto es sumamente importante. Es algo bueno para Puerto Rico», sostuvo.
Comas Rondón dijo que, aunque en Puerto Rico el uso de la firma electrónica notarial solo tiene autorizados en este momento alcances limitados a gestiones en la Oficina de Inspección de Notaría (ODIN), en otras sociedades como Brasil, esta firma digital permite que un notario de forma segura pueda, por ejemplo, otorgar una compraventa en la que el notario y las partes en la compraventa están en distintas ciudades del país, añadió.
En Puerto Rico, mediante una orden administrativa judicial del 18 de octubre 2021, y en lo que sería la primera fase de esta firma, se permitirían al notario bajo esta nueva firma los siguientes diez asuntos, indicó la jueza Maritere Colón Domínguez, Directora Administrativa Auxiliar de los Tribunales. Estos son:
- La notificación de fianza notarial
- La designación del notario sustituto
- Las notificaciones de cambio de sede notarial
- El envío de documentos previo a las inspecciones de la obra notarial
- Las solicitudes de expedición de certificación de obra notarial
- Las solicitud de autorización de sello
- Firma, rúbrica y signo del notario
- El cese voluntario al ejercicio de la notaría
- Las solicitudes para expedir certificaciones de constancias
- Las solicitudes antes los dos archivos de distrito notarial para expedición de copias de instrumentos públicos
Un edicto solicitando requerimientos de propuestas (RFP) para el desarrollo de la firma electrónica notarial fue publicado el pasado 8 de junio.
El documento estableció una serie de fechas límites para las empresas, entre ellas el 20 de junio para presentar cartas de intención, en la que nueve entidades expresaron interés. Estas tienen ahora hasta la próxima semana, el 31 de julio, para someter sus propuestas, explicó la jueza .
Según el itinerario del Poder Judicial en ese edicto, la última fecha para la adjudicación para el desarrollo de la firma electrónica notarial es el 27 de septiembre, pero la jueza dijo que en proyectos anteriores esa fecha se ha enmendado.
Reconoció que es posible que las entidades o empresas no agraciadas con el RFP impugnen la selección, así que solo pudo ofrecer estimados de para cuando estaría en funcionamiento la firma electrónica notarial.
«Yo esperaría que fuera para el 2024 porque es un proyecto de suma prioridad para nosotros», dijo Colón Domínguez.
Declaraciones escritas de 2021 de la jueza presidenta Maite Oronoz resaltan la importancia de este mecanismo, que se indicó fue el producto de las recomendaciones del Grupo de Trabajo sobre Firma Electrónica Notarial que la Jueza Presidenta designó al comienzo de la pandemia y también del trabajo de la Comisión para el Estudio y Evaluación de la Función Notarial en Puerto Rico.
«La pandemia y el aislamiento evidenciaron que el trabajo de los notarios y notarias es indispensable en tiempos de emergencia y también visibilizar la necesidad de contar ―en el ejercicio de la función notarial― con más herramientas tecnológicas, así como su implementación inmediata», destacó Oronoz Rodríguez en 2021.
Colón Domínguez dijo que el plan de la jueza presidenta ha sido priorizar el rol de la tecnología para agilizar procesos judiciales y administrativos, todo en aras de proveer acceso a la justicia a la ciudadanía mediante mayor agilidad y eficiencia.
Pero, en términos notariales, ya se ha comenzado mediante la nueva plataforma digital, que permite la presentación digital de los informes mensuales y anuales de los notarios, así como las notificaciones de los asuntos no contenciosos
Como parte del proceso de estudio previo a la solicitud de RFP, dijo la jueza, el grupo designado por la presidenta ha tenido diversas reuniones sobre este tema, y se han estudiado los mecanismos de otras jurisdicciones, como las de España.
El objetivo primordial es lograr una firma electrónica notarial que sea absolutamente segura para el ejercicio del notariado y su trascendencia en la sociedad, explicó la jueza.
Mientras, para Comas Rodón, no es irreal que se pueda establecer esta firma en 2024 porque este mecanismo ya existe en África, Asia, Europa, en gran parte de América Latina.
«No se está inventando la rueda», dijo Comas Rodón.
El presidente de los notarios vio con buenos ojos que hasta nueve empresas hayan expresado interés en administrar el proyecto. Dijo que esta firma electrónica notarial debe ser visto como una «zapata» para nuevas herramientas para el notariado, que a su vez redundaría en beneficio para la ciudadanía.
«Estamos muy atrasados en comparación de muchos países del mundo, queremos estar a la par y deseamos estar mejor», sostuvo el notario, quien habló de una futura apostilla digital, y la posibilidad futura de instrumentos a distancia como poderes y testamentos
Pero, enfatizó, «todo comienza por la seguridad», y «esto va comenzar con cosas de ODIN, del tribunal, pero es el comienzo. Puede ser algo increíble. Que podamos brindarle agilidad y seguridad jurídica para que la gente sepa que es confiable. Que la tecnología no quite la seguridad, que vaya validado por una llave (digital), por un sistema, que todo sea válido».
Agregó que en algunos países hay muchísima más deferencia a la labor del notario donde, mientras en la isla solo hay unas ocho a diez competencias notariales, en destinos como Colombia la cifra ya va por las 42.
Por su parte, la directora ejecutiva del Colegio Notarial, Virmarily Pacheco, también se expresó sobre la importancia de esta firma.
«Es algo muy importante. El mundo se está moviendo a eso. Nosotros pertenecemos a la unión internacional del notariado y somos de los países más rezagados en Latinoamérica y el mundo así que en la medida que esto pueda agilizar los negocios jurídicos que actualmente se celebran por los notarios, los negocios de propiedades inmuebles, se agilizaría mucho las transacciones, las banca vería con buenos ojos esta práctica … nos garantiza agilidad con seguridad».
