5 consejos esenciales para que los abogados no pierdan una fecha límite

No hay error más común y garrafal en la profesión de la abogacía que dejar pasar una fecha de presentación de un recurso o una fecha de prescripción. Esto puede provocar como menos una querella ética con serias consecuencias. Pero, aunque es un error bastante común, lo mejor de todo es que puede evitarse. A continuación algunos consejos para no perder NUNCA una fecha importante:

1. Consigue un calendario digital “inteligente”.
El problema de dejar pasar fechas importantes puede resolverse con tecnología. Si trabajas en una oficina con otros abogados, hagan un calendario central, de manera que puedan ayudarse a no olvidar las fechas. Además, si algún otro compañero se enfermara o faltara, el tener las fechas importantes en un calendario general, servirá para ayudarles si hubiese que sustituirlo. Si trabajas por tu cuenta, ten un solo calendario. Tener varios calendarios es un error. Obtén un sistema que sea fácil de utilizar, programar y mantener. Una vez el calendario está en marcha, recuerda dos trucos para aprovechar todo su potencial: (1) Programa un tiempo recurrente una tarde por semana para centrarte en tu calendario. Además de establecer el plan para la próxima semana, analiza cómo gastaste tu tiempo la semana anterior y anota qué cosas requerirán más o menos tiempo de lo que esperabas; (2) Cuando tengas una tarea particularmente difícil, no la pongas simplemente en la lista de tareas, programa “alarmas” con esa tarea. Estos serán bloques de tiempo que te mantendrán libre de distracciones como si estuvieras en una reunión con un cliente.

2. Crea una rutina.
Programa desde un principio. La información recién recibida es la más vulnerable a perderse. En el instante en que tengas nueva información o algún compromiso fijo, debes programarlo. En cada caso en que asumas representación, comienza a administrar conscientemente tu tiempo desde el principio. Habrán fechas que sabrás de antemano, como términos de contestar demanda, etc. Ponlos desde el principio. Divide las tareas más difíciles o más largas en plazos. Dividir una tarea en partes más pequeñas puede ayudar a asegurar que haya tiempo para completar todo en el plazo requerido. Por ejemplo: enviar una declaración jurada al cliente 4 semanas antes de la fecha límite, obtener comentarios del cliente 3 semanas antes, enviar el borrador final al cliente para firmar 2 semanas antes; y obtener la declaración jurada final firmada por el cliente 1 semana antes de la fecha de entrega. Establece fechas de recordatorio espaciadas: Aparte de los eventos que pongas en tu calendario, debes programar alarmas que te alerten sobre la inminencia de la fecha final.  A esto se le llama plazos de amortización para impedir hacer las cosas el día antes o el mismo día.

Filevine recomienda la creación de una serie de alarmas escalonadas por evento que incluya  (1) fecha de recordatorio cuando se acerque el plazo; (2) alarma para ajorarte, indicando que un asunto se está acercando y hay que tomar medidas; (3) fecha de advertencia: un último recordatorio, advirtiendo que se puede fallar al plazo si no se toman medidas; (4) y fecha de vencimiento.

3. Revisa y cierra los casos.
Los casos inactivos pueden entrar en una especie de purgatorio en la oficina si no hay otro trabajo que hacer al momento, pero igual no pueden ser abandonados por completo. Todavía necesitan estar en su calendario y ser parte de tu rutina. Programa tiempos para revisar casos que no tienen otros plazos inminentes.

Cada expediente debe tener al menos una acción programada. Si no lo tiene, el caso debe cerrarse y se le debe informar al cliente que el abogado no va a hacer ningún trabajo adicional sobre el asunto. Si hay un plazo inminente el cliente puede perder la paciencia con su abogado por no tomar medidas. Si el abogado está esperando otro evento antes de tomar acción, el abogado debe fijar una fecha para verificar si el evento ha ocurrido y, si es apropiado, para comunicar al cliente la razón por la cual el abogado no ha tomado acción.

4. Investiga.
Muchas fechas límite se pierden porque pensamos que entendemos y sabemos todo y no buscamos la información correcta a tiempo. Por ello, asegúrate desde el inicio de verificar los siguientes asuntos:

  • Hechos del caso: Los mejores clientes proveen a sus abogados toda la información, pero esta debe ser revisada. Los expedientes policíacos, informes de hospital y expedientes y otros documentos de corroboración deben ser revisados así como la identidad de la parte opuesta.
  • Leyes aplicables: Calendariza la búsqueda de las leyes aplicables que vayas a hacer desde el principio. Si estás trabajando un caso de una materia que nunca has trabajado, tomate más tiempo.

5. Analiza tu procrastinación.
Si te es difícil programar tu tiempo y adherirte al calendario, evalúa si hay algún otro asunto de peso que esté impidiéndotelo. Por ejemplo, quizás el cliente que atiendes molesta mucho o no te cae bien. Quizás el tipo de caso que asumiste no te gusta mucho. Si es así, evalúa la posibilidad de referir el caso a otro abogado. Quizás el problema es más generalizado y tienes demasiado trabajo y demasiado estrés. En ese caso, la única alternativa es asumir menos trabajo o lidiar con hábitos de trabajo ineficientes, las distracciones, el estrés u otra presión emocional.

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