Abogado práctico: Consejos en facturación, precios y comunicación con clientes

La práctica del Derecho es una profesión pero también es un negocio. Y en este negocio tenemos la responsabilidad de representar a los clientes, pero también de manejar los aspectos financieros del bufete. Aun si estás en un bufete grande de abogados o si estás practicando el Derecho por tu cuenta, a continuación te presentamos 10 consejos de  Law Practice Today que puedan ayudar a organizar tu práctica:

  1. Registro del tiempo: Registrar el tiempo, según vas trabajando, equivale a mayor ganancia, mejores facturas y menos oportunidad de errores en la facturación. A pesar de lo mucho que se resalta en los seminarios la importancia de registrar el tiempo de forma constante, los abogados no lo hacen. Así que cuando les toca el momento de facturar, lo que hacen es adivinar lo que hicieron durante los días. Esto es una invitación al desastre. Habrá horas que definitivamente no facturarás o podrías facturar demás.
  2. Revisa tus tarifas una vez al año y determina si debes cambiar algunaLos costos de hacer negocios incrementan con el tiempo. Así sea el costo de mantener una oficina, materiales o las tarifas de aranceles de presentación de recursos, siempre el costo de la práctica incrementará. Es por eso que muchas veces hay que hacer ajustes. Es una práctica saludable considerar anualmente si se debe incrementar el costo o las tarifas de ciertos trabajos. Si se hace, se le debe dejar saber a los clientes con una explicación detallada de por qué se hace.
  3. Cuando cambies sus tarifas, ofrece a los clientes la oportunidad de “comprar” horas con anticipación: Este es un modelo que se ha comenzado a adoptar en Estados Unidos y que funciona como cualquier servicio prepagado. Hay abogados que proponen que una forma viable de atender el problema del alza de tarifas es ofreciendo, como cortesía a los clientes existentes, la opción de “comprar tiempo” por adelantado, con la tarifa anterior, más baja. Esto funcionaría como un depósito contra el cual se factura
  4. Considera si debes cobrar por los gastos internos y de materiales de la oficina: Muchos bufetes de abogados están dejando de cobrar por los gastos, tales como copias, faxes y envíos. Estos cargos pueden ser una molestia para los clientes. Algunos clientes incluso exigen que sus bufetes no cobren por esos gastos, ya que consideran que dichos cargos deberían ser parte de las tarifas cobradas. Si vas a cobrar, ¿deberías simplemente cobrar un porcentaje en los honorarios o un cargo específico general para gastos administrativos? Una opción podría ser un cargo específico, si es que tu cliente no pide un desglose detallado de los gastos. Esa información debería constar en el contrato.
  5. Determina si puedes variar las tarifas por tipo de caso:  Muchos abogados practican varias áreas del Derecho. En los casos que deba cobrar por hora, considera si puedes cobrar una tarifa menor por hora, y si los tipos de prácticas que llevas justifican tarifas diferentes.
  6. Tu factura es el papel más importante que envías a tu clienteLos honorarios, los precios y la facturación son importantes no solo desde un punto de vista operativo para un abogado y el bufete de abogados, sino también en la comercialización de los servicios legales. Considera además que una factura no es un documento bien recibido, aun cuando esté dentro del presupuesto. En cuanto a la factura, debes considerar que el contrato es un documento que siempre debes incluir en tu relación con los clientes. El contrato es el documento que establece tus responsabilidades y las del cliente en la representación. Considera:
    – Los cargos al cliente (ya sea en base a una tarifa por hora o una tarifa fija) deben proyectar valor para el cliente.
    – Las facturas deben proyectar valor para el cliente.
    – No permitas que el tiempo por hora y las tarifas determinen el valor de tus servicios.
    – Muchos clientes están buscando alternativas a las tarifas por hora y prefieren una estructura de tarifas fija o medible que se pueda presupuestar y controlar.
    – Usa la información de facturación que ya tienes para establecer precios y tarifas rentables para servicios repetitivos.
    – Factura con frecuencia. Las facturas grandes enviadas meses o un año después de que un asunto ha comenzado, o al concluir el compromiso, son más difíciles de pagar y a menudo afectan la relación con los clientes.
    – Agrega una nota personal escrita a mano en la factura.
    – Tu factura debe estar en papel.
  7. Toma en cuenta tus datos ya almacenados a la hora de tomar decisiones sobre la facturación y tarifasAl establecer sistemas para mejorar la práctica del Derecho y desarrollar métodos de facturación alternativos, los mejores recursos que se tienen son los archivos y facturas anteriores. Si has realizado cinco, diez o quince del mismo tipo de materia en los últimos años, deberías poder analizar esos asuntos y determinar cuáles son las variables, así como también las facturas para establecer un sistema. Cada vez más clientes insisten en que los abogados brinden arreglos alternativos a la hora de facturar. Mientras que algunos asuntos pueden prestarse mejor para establecer tarifas fijas o tarifas de contingencia, si ha hecho suficiente de un tipo particular de asunto legal, debes poder establecer parámetros para determinar si algún tipo de acuerdo alternativo podría funcionar para tus clientes.
  8. Considera arreglos de tarifas alternativas para asuntos que son adecuados o donde los clientes lo han solicitado: Establecer tarifas alternativas podría beneficiar no solo a tu negocio sino a la relación con tus clientes. Al examinar los arreglos alternativos de honorarios, los abogados deben recordar que el valor no siempre se relaciona con el costo. La buena comunicación con los clientes es importante en todos los asuntos, pero es particularmente importante cuando se utilizan acuerdos de tarifas alternativas y facturación por hora, donde satisfacer la percepción de valor que tiene el cliente es primordial. La comunicación con un cliente es fundamental para establecer y definir lo que este quiere. Por eso la pregunta que hay que hacerse es: ¿Cuáles son tus objetivos?
  9. Atender los objetivos del cliente: Esto puede no ser fácil, ya que el cliente a menudo no se ha planteado una meta o puede tener un objetivo que no se atreve a revelar. La definición de objetivos puede ser un proceso continuo. También es fundamental determinar tan pronto como se pueda, sobre la base de los hechos conocidos, si los objetivos y expectativas del cliente son razonables y alcanzables. Comprender cómo el cliente mide y determina el valor es fundamental para establecer y comunicar el acuerdo de tarifas propuesto. Al aprender lo que tu cliente quiere y necesita y cómo este mide el valor, tu discusión debe ser de colaboración en lugar de una posición de confrontación. A menudo se necesita mucho intercambio mutuo entre el abogado y el cliente para establecer un plan y un acuerdo de tarifas. Manténlo colaborativo para que tu propuesta de honorarios sea considerada por el cliente con una mente abierta y no a la defensiva. Al comunicar tu propuesta de tarifa, recomendamos que sigas los siguientes pasos: (1) define los beneficios de los servicios que propones; (2) define el alcance de la representación, qué incluye y qué no incluye tu tarifa; (3) explica cuánto tomará en tiempo; (4) describe los términos de pago; (5) describe el tipo de tarifa que utilizarás; (6) finalmente, di la cantidad.

El cliente espera el número y escuchará con atención. Después de eso, normalmente se enfocará en si es más o menos de lo que esperaba tener que pagar. Para ayudar a tu cliente a comprender el alcance total de lo que está proponiendo, la cantidad debe ser lo último que se comunique. Recuerda que al hablar de la tarifa, debes definir la propuesta de valor en términos de los resultados deseados del cliente y no los documentos que estás preparando u otro trabajo que estés haciendo por ellos. Eso no es un idioma que el cliente entenderá. Brinda opciones: Por otro lado, piensa si puedes darle opciones a tus clientes. Algunos proyectos pueden proveer la oportunidad de proponer distintas opciones de tarifas o pago.

10. Acuerdos de tarifas por escrito para cada caso o trabajo asignado, incluso para clientes existentes:
Muchos estados requieren que el abogado haga un contrato por escrito. Si bien esto es requerido por muchos estados y para ciertos tipos de asuntos, es una buena idea tener un contrato para cada asunto que manejas para cada cliente. El contrato no solo establece la tarifa que se cobrará por el asunto, sino que también debe definir claramente para qué se te ha contratado y cuáles son las responsabilidades del cliente y las tuyas.

 

 

 

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