Senado aprueba enmiendas sobre gerencia tecnológica de documentos públicos

El Senado aprobó el Proyecto del Senado 1661 sobre la gerencia tecnológica de los documentos públicos de Puerto Rico.

La medida —de la autoría del presidente del Senado Thomas Rivera Schatz— busca definir los alcances uniformes y específicos relacionados a la validez legal, la producción, la reproducción, la utilización, la transmisión, el recibo, la emisión y la conservación de los documentos públicos mediante el uso de formatos digitales.

Además, proponen que la medida tenga carácter de supremacía sobre cualquier otra ley, reglamento o disposición relacionada al tema.

La medida expone que existen reglamentos y directrices que exigen la conservación y la presentación de documentos originales o en papel, aunque estén disponibles en formatos electrónicos o digitales, lo que podría implicar la acumulación innecesaria de centenares de millones de documentos públicos durante 6, 10 y hasta 50 años.

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El proyecto de ley propone:

  • actualizar la política publica del gobierno sobre las condiciones para eliminar la utilización y acumulación de documentos en papel en la gerencia y operaciones administrativas del gobierno
  • añadir un artículo de definiciones de términos como documento público, documento privado, documento electrónico, entidades públicas, entidades privadas, formatos y firmas digitales
  • atender la supremacía de la legislación al incluir lenguaje claro e inequívoco sobre esto al mencionar que:

Ningún Artículo de esta Ley, de otra ley con vigencia al momento de comenzar la de ésta y ningún reglamento, orden ejecutiva, carta administrativa, plan u otro medio normativo en el Gobierno de Puerto Rico, podrán ser utilizados para contradecir, menoscabar, ni limitar las disposiciones de este Artículo; y tampoco para imponer mayores requisitos o condiciones a los aquí dispuestos, en lo relacionado con la validez fiscal, contable, auditable, administrativa, legal y judicial; y con la producción, reproducción, utilización, transmisión, recibo, emisión y conservación de los documentos públicos en formatos electrónicos y digitales. 

Las disposiciones de la medida son extensivas a las tres ramas de gobierno, municipios, corporaciones públicas y a las no públicas, así como a las personas naturales y jurídicas que requieran presentación o convervacioó de documentos públicos.

La medida otorga un plazo de tres meses para que los documentos físicos que hayan sido archivados en formatos digitales puedan ser destruidos sin requerir autorización adicional o intervención de otra entidad pública.

El proyecto de ley ordena también la creación de reglamentos a las agencias concernidas.

Mencionan al Instituto de Cultura Puertorriqueña (ICP) por el manejo de los documentos que por su naturaleza pudiese entenderse que tienen valor histórico y para su manejo.

Se dispone que esta ley en nada afecta ni enmienda las disposiciones de la Ley 5 de 1955, según enmendada, en lo relacionado con la conservación de documentos físicos u originales que tengan valor histórico y la clasificación de documentos públicos confidenciales.

Tampoco elimina el requisito de conservación de los documentos públicos que no estén disponibles en formatos electrónicos o digitales.

El proyecto de ley tiene una cláusula de vigencia inmediata a partir de su aprobación.

La medida ahora pasará a la consideración de la Cámara de Representantes.

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