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Poder Judicial adopta reglamento sobre administración de documentos

Tiene como propósito establecer las normas que regirán los procesos de administración, conservación y disposición de documentos del Poder Judicial.

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El Tribunal Supremo de Puerto Rico adoptó recientemente el Reglamento del Programa de Administración de Documentos del Poder Judicial.

El reglamento se adoptó con el propósito de establecer las normas que regirán los procesos de administración, conservación y disposición de documentos del Poder Judicial.

Lee el reglamento aquí

Según el reglamento, su objetivo principal será establecer un programa uniforme de administración de documentos para el Poder Judicial. Estas normas regirán el manejo, la conservación y la disposición sistemática y uniforme de los documentos y expedientes judiciales, y otros que genere el Poder Judicial, sean estos físicos o electrónicos, y la aplicación de los principios de eficiencia, ahorro y utilidad de los documentos.

El reglamento aplicará a todos los documentos y expedientes que al entrar en vigor se encuentren bajo la custodia del Poder Judicial y a todos los documentos que reciba, origine o conserve en lo sucesivo, tanto en soporte físico, o electrónico, o en cualquier otra tecnología equivalente de manejo y reproducción de la información.

El reglamento clasifica los documentos en dos clases: los que forman parte de los expedientes judiciales de las causas civiles, de relaciones de familia y faltas de menores, criminales y asuntos municipales; y los que son relacionados con los aspectos administrativos de los tribunales.

Para el manejo de casos activos, los(as) secretarios(as) del Tribunal de Primera Instancia podrán mantener archivos propios en los tribunales para los expedientes físicos en materia civil y criminal. Estos archivos constarán de dos divisiones llamadas División de Documentos Activos y División de Documentos Inactivos.

Los expedientes de naturaleza civil y criminal se conservarán en la División de Documentos Activos hasta que se dicte una sentencia o una resolución final y sea notificada. Una vez dictada la disposición resolutoria y sea final y firme, los expedientes pasarán a la División de Documentos Inactivos.

Los expedientes clasificados como confidenciales se conservarán en la Sección de Documentos Confidenciales, no accesibles al público, para usarse y revisarse exclusivamente para los propósitos dispuestos por ley, regla o reglamento.

En lo que respecta a la administración de los archivos del Tribunal Supremo y el Tribunal de Apelaciones, los(as) secretarios(as) seguirán las normas de estructura, forma y clasificación que dispongan en la reglamentación interna que adopten respectivamente. Para el manejo de casos del Tribunal de Apelaciones, el (la) secretario(a) los continuará catalogando con siglas y número de acuerdo a la materia y en el orden secuencial por año y orden de presentación.

El reglamento también dispone sobre los procedimientos de conservación y disposición de documentos. Además, cuenta con un anejo con un itinerario de retención de expedientes, desde que está en sala, pasa a archivo central, se retiene en expedientes digitales, hasta su destrucción o reproducción, según aplique.