Administre eficazmente su práctica para un mejor balance en su vida privada

Noticia importante para aquellos abogados y abogadas que trabajen por su cuenta: aún cuando tengan una pequeña consulta legal, sin asistentes, comoquiera tienen un negocio. El Derecho no es simplemente un propósito sino que su experiencia y conocimientos como abogado son el producto que usted ofrece. Por lo tanto, además de atender sus casos y clientes, también deberá atender todos los asuntos administrativos que vienen con ellos.

Lamentablemente, muchos abogados dejan para el final en su lista de prioridades el aspecto administrativo de su consulta legal; lo que puede representar un grave error, pues puede tener como consecuencia que se afecte su vida personal.

Una administración eficiente contempla los siguientes aspectos:

  1. Vida privada y agenda personal
  2. El aspecto financiero
  3. El equipo de trabajo
  4. El mercadeo de su práctica legal
  5. Los clientes

Sobre cada uno de los puntos anteriores, debes considerar atender los siguientes aspectos:

Vida privada y agenda personal

  1. Las comunicaciones por teléfono con clientes: Dar el número de teléfono personal a los clientes es similar a darles permiso para que se presenten en su casa sin avisar antes. Así que si valora su vida personal, no lo haga. Si tiene una oficina, sólo deben tener el número de contacto de la misma. Si no tiene número de teléfono en la oficina, se recomienda comprar un celular prepagado aparte del celular personal, para esos fines.
  2. No textee con clientes: Es una mala práctica para los negocios. Pero si no puede resistir el impulso, o tiene el tipo de práctica donde es necesario hacerlo, asegúrese de nunca escribir nada que pueda ni remotamente parecerse a un consejo legal. Los mensajes de texto, usualmente mensajes abreviados, pueden prestarse para ser malinterpretados. Intente utilizarlo sólo para ponerse de acuerdo para programar reuniones u otros asuntos misceláneos.
  3. Controle las llamadas: Establezca  sus prioridades y las horas en que atenderá las llamadas. Cuando se encuentre en rachas de productividad o con algún cliente en una reunión, no reciba llamadas y permita que le dejen un mensaje.
  4. Controle el volumen de correo electrónico: El correo electrónico es una de las mayores distracciones y desperdiciadores de tiempo. Clasifique su correo electrónico, y luego programe dos momentos durante el día para revisarlo. Desactive su correo electrónico hasta que esté listo para revisarlo o, al menos, desactive las notificaciones de mensajes.
  5. Devolución de llamadas. Las interrupciones son una de las fuentes principales de pérdida de tiempo facturable, por lo tanto, intente realizar sólo llamadas programadas. Si tiene que devolver llamadas, saque el tiempo y devuélvelas en bloque.
  6. Su tiempo. Los estudios demuestran que eres mucho más efectivo si hace tareas por grupo. Reserve un horario específico en su calendario para realizar tareas legales, mercadotecnia, reuniones con el equipo de trabajo, devolver llamadas, responder correos electrónicos y asistir a reuniones de clientes. Use el poder de su calendario para mantenerse enfocado. Programar bloques de tiempo para trabajar en asuntos específicos también facilita el seguimiento del tiempo facturable.
  7. Medios de comunicación social: Venza la adicción. Simplemente evítelo durante la jornada de trabajo. Si lo está utilizando para marketing, hágalo durante el horario de comercialización programado. Por lo menos, programe la hora para hacerlo y no permita ninguna distracción.

Administre eficientemente tus finanzas

Si usted lleva su propia contabilidad, deténgase. Contrate a alguien capacitado para realizar esta tarea. Cuando está trabajando con sus cuentas, no está trabajando tiempo facturable, tampoco está haciendo el marketing para conseguirlo. Si no puede pagarle a un contable, deberá usar su tiempo para mercadear sus servicios, en lugar de estar trabajando con la contabilidad.

Administre a su equipo de trabajo

Desde el momento en que usted contrata a su primer empleado, usted se convierte en un administrador; y por tanto, debe considerar los siguientes planteamientos:

  1. ¿Tiene claro su equipo los roles y responsabilidades de trabajo?
  2. ¿Tienes descripciones de trabajo?
  3. ¿Está utilizando dichas descripciones al delegar todo lo que son capaces de hacer, para centrarse usted en el trabajo legal y el marketing?
  4. ¿Está utilizando sus ayudantes en exceso, dándoles trabajos para los que no están lo suficientemente capacitados, sobrecargándolos con demasiado trabajo, o usándolos como un amortiguador para atender a los clientes con los que no quiere lidiar?

El mercadeo de su práctica legal

El marketing personal -dirigido a fuentes de referencia, clientes potenciales y antiguos clientes- sigue siendo altamente efectivo y económico. No es una ciencia exacta. Sólo hay cuatro reglas:

  1. Hable con las personas adecuadas: Cree una base de datos de sus clientes y fuentes de referencia, y acérquese a ellos para dar seguimiento con regularidad y mantenerse vigente.
  2. Cree relaciones de confianza: Sea útil, interesante o informativo en sus comunicaciones. Las personas no contratarán ni referirán a alguien en quien no confíen.
  3. Asegúrese de que sepan los servicios que ofrece: La razón más importante por la que los clientes no regresan por otros servicios es porque no saben que su abogado maneja ese tipo de asunto. Por eso, no debe anunciar únicamente a sus clientes que tiene una práctica legal general, sino que debe darse a conocer específicamente por los asuntos que atiende.
  4. Manténgase en contacto constantemente: Nuestras vidas están ocupadas y los recuerdos se desvanecen. Si sus clientes no reciben noticias suyas en un año, es probable que acudan al abogado con quien acaban de hablar o de quien recibieron una comunicación. Manténgase en contacto; manténgase presente en la mente de la gente.

Administre los servicios que ofrece a sus clientes

Con demasiada frecuencia, los abogados permiten que sus clientes les manipulen. La buena gestión del cliente comienza con la selectividad del cliente. Hágase las siguientes preguntas:

  1. ¿Pagarán su factura? Obtenga un depósito o un pago parcial por adelantado. Si se resisten o intentan negociar, deténgase. Según afirma el escritor Jay Foonberg: “El dinero por adelantado”.
  2. ¿Serán razonables al trabajar?
  3. ¿Respetarán sus consejos?
  4. ¿Tendrán un trato cortés hacia usted y su equipo?
  5. ¿El trabajo que realizan pudiera considerarse como una de sus habilidades?

Los clientes miserables crean abogados miserables. Son los primeros en presentar una demanda por negligencia profesional. No acepte ni tolere clientes abusivos. La vida es demasiado corta.

De otra parte, muchos reclamos por negligencia médica provienen de tomar el trabajo equivocado. Además, educar inicialmente al cliente, de forma efectiva, es fundamental para una buena relación con el cliente y para que le pague en un tiempo razonable. Comprenda que la mayoría de la gente no tiene idea de cómo trabajar con un abogado, así que se ponen nerviosos y desconfiados. Explíqueles cómo será el proceso, para que no intenten llegar a sus propias conclusiones, o partan de la experiencia de otras personas.

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