Por David Ortega Delgado, Subdirector Área de Pre-intervención y Exámenes de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico (OIG).
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La expresión cada moneda tiene dos lados, es una manera de expresar que todo puede ser visto desde al menos dos puntos de vista. En el tema de las intervenciones de auditoría, cada hallazgo tiene su otro lado. Entiéndase, una manera de evitarlo o minimizarlo.
El artículo 7 de la Ley Núm. 15-2017, otorga a la Oficina del Inspector General (OIG) la capacidad de realizar la auditoría previa («pre-audit») en las entidades gubernamentales no excluidas, incluyendo, pero sin limitarse a, los procesos de compra y adquisición de bienes y servicios de las entidades cubiertas.
Además, comanda a la OIG a desarrollar un programa abarcador de auditoría operacional en las entidades gubernamentales, incluyendo la utilización de fondos federales y estatales asignados, dirigido a aumentar los niveles de economía, eficiencia y efectividad de los programas, de las actividades o de los proyectos que lleve a cabo la entidad gubernamental, incluyendo los sistemas de información gubernamentales.
En síntesis, los hallazgos o situaciones (findings) son el producto de evaluaciones o intervenciones, en los que se resume una deficiencia o irregularidad y permite emitir recomendaciones, dirigidas a convencer a los lectores (servidores públicos) sobre la necesidad de corregirlas. Para el beneficio todos aquí, dejamos algunos apuntes de los hallazgos más frecuentes y algunas recomendaciones de como evitarlos.
COLUMNA – El “hechizo” de la ley y los fundamentos de la contratación gubernamental
A pesar de que la jurisdicción de la OIG incide sobre la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, los hallazgos que se incluyen como parte de este escrito podrían ser similares en otras instituciones públicas o privadas.
En la mayoría de las ocasiones estos se deben a la falta de controles internos preventivos adecuados y el compromiso de la gerencia de mantener un ambiente de control adecuado.
Existe un listado inmenso de hallazgos que son identificados como parte de un proceso de examen o auditoria. No obstante, incluimos cinco (5) áreas de impacto en las que la OIG frecuentemente identifica deficiencias.
- Manejo de fondos y activos
- Manejo de fondos- deficiencias en las normas, procedimientos y controles para la aprobación de las transferencias electrónicas y en las autorizaciones de pago. (Para más detalle puede leer 10 Recomendaciones relacionadas a procesos de compras y adquisiciones)
- Manejo de activos- ausencia de estudios de mercado o su actualización para evaluar y justificar el valor justo de en los cánones de arrendamiento.
- Contratación Gubernamental
- Clausulas mandatorias- Falta de cláusulas requeridas o con errores en los contratos y documentos de respaldo requerido en la normativa sobre contratación. (Para más detalle puede leer la columna: El «hechizo» de la ley y los fundamentos de la contratación gubernamental)
- Sistemas de información- Deficiencias relacionadas con las solicitudes de acceso por los usuarios a las aplicaciones relacionadas con sus áreas de trabajo; cambios de contraseñas periódicas o contraseñas compartidas con otros usuarios.
- Control de inventario
- Registro de propiedad- Deficiencias en el control de los registros electrónicos; identificación de propiedad con números de control; manejo y uso de la propiedad para fines personales y falta de registros adecuados, ocasionando la falta de control sobre los activos y recursos en los que se han invertido fondos. (Puede consultar: Informe Especial OIG-IE-22-011, Estudio sobre manejo de propiedad)
- Pérdida de propiedad- falta de investigaciones internas luego de la pérdida de propiedad y falta de registros para determinar custodias o personas responsables de las pérdidas.
- Área de Gobernabilidad
- Control fiscal- Incumplimiento con las disposiciones de la Ley Núm. 236-2010, conocida como “Ley de Rendición de Cuentas y Ejecución de Programas Gubernamentales” y de las directrices impartidas por la Oficina de Gerencia y Presupuesto en sus Cartas Circulares.
- Rendición de cuentas- incumplimiento con remitir los informes requeridos por el Departamento de Hacienda; la Oficina de Gerencia y Presupuesto u otros organismos a cargo del monitoreo y control fiscal.
- Pre- intervención en las facturas de bienes o servicios
- Validación o cotejo independiente de facturas- carencia de un funcionario independiente (pre interventor) que pueda verificar si los servicios facturados por un contratista o suplidor coinciden con aquellos que fueron contratados o requisados. Esto puede evitar que se pague por servicios no rendidos o por productos que no cumplen con las especificaciones solicitadas.
- Certificación de servicios por áreas o departamentos- falta de certificación de la persona a cargo de supervisar los servicios rendidos por un suplidor o contratista para validar que se han otorgado los mismos y que no se esta sobre facturando por labores no completadas o en progreso.
Métodos para la prevención
Entre las herramientas para la prevención que puede utilizar una entidad para evitar los hallazgos frecuentes se puede incluir el establecimiento o adopción de procedimientos internos que permitan ser una guía para atender adecuadamente las transacciones u operaciones de la organización y poder ofrecer uniformidad y formalidad a los procesos.
Por ejemplo, una vez se identifique una debilidad operacional o posible deficiencia que deba mejorarse para hacerlo más eficiente y efectivo, el personal supervisor que conoce los procedimientos, debe realizar las pruebas que permitan identificar las posibles áreas de riesgo, falta de seguimientos de los controles establecidos por parte del personal, y áreas susceptibles a errores, previo a la visita de auditores o evaluadores externos al proceso y adaptarlas a su entorno creando su propio método.
Entre los métodos más comunes y fáciles de establecer se incluyen los siguientes:
- Creación e implementación de políticas y procedimientos – Establecer políticas y procedimientos claros para cada área, asegurando de que sean comprensibles y accesibles para todos los empleados.
- Autoevaluaciones – Desarrollo o avances vs metas.
- Evaluaciones de riesgo – Realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos asociados a cada área de la entidad para identificar los puntos vulnerables y determinar dónde se necesitan controles más sólidos.
- Preparar flujogramas de procesos – Identificar la necesidad de controles.
- Análisis SWOT (FODA) – Ejercicio práctico para identificar Fortalezas vs debilidades.
- Análisis de estructuras – Examen detallado de una organización dirigido a optimizar su funcionamiento, efectividad y riesgos inherentes a la operación.
- Coaching y adiestramiento continuo- Sistema de apoyo para el aprendizaje que permite a personal interno o externo guiar en el desarrollo de planes. Solicite orientación y asistencia si desconoce o tiene dudas con respecto a su función o alguna transacción.
Los métodos de prevención que se establezcan por el personal gerencial deben contar con la participación del personal a cargo de las operaciones (los usuarios), ya que, han ganado la experiencia operacional requerida para contribuir a fortalecer los controles, bajar costos y disminuir la probabilidad de hallazgos futuros.
Para más información sobre la Oficina del Inspector General puede accesar nuestra página electrónica http://www.oig.pr.gov o comunicarse al (787)679-7997.
Las opiniones expresadas en esta columna son responsabilidad exclusiva de los autores y no reflejan necesariamente las de Microjuris.com. Las columnas pueden enviarse a mad@corp.microjuris.com y deben tener de 600 a 800 palabras.
